Configuración: asientos contables del libro mayor

Descripción general

General Ledger Journal Entries (asientos contables del libro mayor) conecta tus datos de ventas y nómina de Katalyst con tu sistema contable. Al asignar tus categorías de ingresos, costos y nómina a códigos de cuenta específicos del libro mayor, puedes exportar asientos contables estructurados que se importan directamente en tu software de contabilidad, lo que elimina la captura manual de datos y reduce los errores de conciliación.

Cómo afecta al sistema

La página de configuración de asientos contables (disponible en Settings > General Ledger Journal Entries > Settings) es donde configuras la correspondencia entre las categorías de Katalyst y tu catálogo de cuentas. A cada tipo de ingreso, categoría de impuesto, método de pago y categoría de nómina se le puede asignar un código de cuenta específico.
La página de asientos contables en sí (disponible desde la sección Reporting, es decir, reportes) genera y exporta los datos reales de los asientos según estas correspondencias para el rango de fechas seleccionado.
Los cambios en la correspondencia de códigos de cuenta aplican a todos los asientos contables que se generen de ahora en adelante. Los asientos exportados anteriormente no se ven afectados.
Esta función admite tres tipos de asiento: Sales (ventas), Payroll (nómina) y Enterprise (empresa; resúmenes de varias sucursales).

Requisitos previos

Se requieren permisos de edición o de consulta del restaurante.
Debes conocer bien el catálogo de cuentas de tu restaurante para configurar correctamente las correspondencias del libro mayor (GL).
Tu software de contabilidad debe admitir la importación de asientos contables en un formato compatible.

Guía paso a paso

Cómo entrar a la configuración de asientos contables del libro mayor

Ve a Settings > General Ledger Journal Entries (Configuración > Asientos contables del libro mayor).
Se abre la página de configuración, que muestra la correspondencia de tus cuentas del libro mayor.

Cómo configurar la correspondencia de códigos de cuenta

Para cada categoría de Katalyst de la lista (tipos de ingreso, categorías de impuesto, métodos de pago, conceptos de nómina), ingresa el GL account code (código de cuenta del libro mayor) correspondiente de tu catálogo de cuentas.
Haz clic en cada campo y escribe el código de cuenta.
Los cambios se guardan automáticamente.

Cómo exportar asientos contables

Para generar y exportar los datos reales de los asientos contables, ve a Reports > General Ledger Journal Entries (Reportes > Asientos contables del libro mayor), o entra con el enlace desde esta página de configuración.
Selecciona el date range (rango de fechas) de los asientos contables que quieres exportar.
Elige el entry type (tipo de asiento): Sales, Payroll o Enterprise.
Haz clic en Export (exportar) o Download (descargar) para generar el archivo que vas a importar en tu sistema contable.

Solución de problemas y preguntas frecuentes

P: Mis asientos contables exportados no coinciden con el catálogo de cuentas de mi sistema contable. Verifica que los códigos de cuenta ingresados en la configuración de correspondencias del libro mayor coincidan exactamente con los códigos de cuenta de tu software de contabilidad, incluidos los ceros a la izquierda o el formato alfanumérico. Hasta una pequeña diferencia puede causar errores de importación. Si no estás seguro, consulta con tu contador o tenedor de libros para confirmar los códigos correctos.

P: No veo la opción General Ledger Journal Entries en Settings. Esta configuración aparece como un enlace en la lista de la página Settings. Si no la ves, confirma que tu cuenta tenga permisos de edición o de consulta del restaurante. Si los permisos son correctos y sigue sin aparecer, comunícate con soporte de Katalyst para verificar que la función esté habilitada para tu cuenta.