Tarjetas de regalo al personal: salario a cualquier monto

Cuando yo manejaba restaurantes, el sobre navideño era una tradición: una tarjeta de regalo para cada cocinero, un bono en efectivo para los gerentes y un jamón para quien lo quisiera. Nada de eso pasaba por la nómina. Dos de esas tres decisiones estaban mal, incluida la que parecía más pequeña: la tarjeta de regalo.

Las reglas federales sobre bonos navideños son cortas y casi todas están resueltas. Vienen de dos agencias que hacen preguntas distintas. El IRS pregunta si el regalo es salario. El Departamento del Trabajo pregunta si cambia las horas extra que debes. Un restaurante puede acertar en lo primero y aun así deber pagos atrasados por lo segundo. Nada de esto es asesoría fiscal; es la regla publicada a octubre de 2026.

Las tarjetas de regalo son salario a cualquier monto

La Publicación 15-B del IRS, la guía de prestaciones complementarias de 2026, no deja margen. Los equivalentes de efectivo, como los certificados y las tarjetas de regalo, "sin importar lo poco que valgan, nunca se pueden excluir como prestación de minimis". Una tarjeta de $10 es salario. Una de $500 también.

Una tarjeta de regalo de tu propio restaurante sigue siendo una tarjeta de regalo. El reglamento menciona los certificados de regalo como equivalentes de efectivo, y el IRS toma el valor nominal como el monto que va en el Form W-2 (el comprobante anual de salarios). Lo dejó claro en un memorando de asesoría técnica de 2004, que no sienta precedente pero muestra cómo lee el IRS la regla: un empleador que antes le daba al personal un jamón, un pavo o una canasta de regalo cambió a un cupón de supermercado de $35, y el IRS resolvió que el cupón era salario gravable por $35.

El código fiscal también cierra el argumento de "es un regalo". La sección 102(c) dice que la exclusión para regalos no cubre nada que un empleador le dé a un empleado. Lo que le entregas al personal en diciembre es compensación. Y también lo deduces como compensación.

Por eso tampoco aplica la regla de los $25. El límite de $25 de la sección 274(b), descrito en la Publicación 463 del IRS, pone tope a la deducción de los regalos de negocios a clientes. No tiene nada que ver con el personal.

El pavo es la excepción

Lo que sí está libre de impuestos es un regalo navideño ocasional en especie y de poco valor. El reglamento cubre los regalos tradicionales de cumpleaños o de fiestas en bienes, no en efectivo, con un valor justo de mercado bajo. La explicación del Joint Committee on Taxation (el Comité Conjunto de Tributación del Congreso) sobre la ley de 1984 que creó la regla puso como ejemplo "un pavo regalado para las fiestas de fin de año". La Pub. 15-B agrega a la misma lista las fiestas ocasionales para el personal.

Tres límites:

• No hay una cifra en dólares. El "valor justo de mercado bajo" se decide según los hechos. La propia página del IRS sobre prestaciones de minimis señala que, en una resolución anterior, "los artículos con un valor superior a $100 no podían considerarse de minimis, ni siquiera en circunstancias inusuales". Es un techo de un solo caso. No es un puerto seguro.
• Si es demasiado grande, cuenta todo. Si una prestación es demasiado grande para ser de minimis, la misma página del IRS dice que todo su valor es gravable. No hay una primera parte exenta.
• Un vale por un solo artículo es zona gris. Esa página también dice que un certificado por un artículo específico de poco valor, dado de vez en cuando, puede excluirse. Puede. Si quieres el trato del pavo, entrega el pavo.

Las comidas del turno se rigen por una regla completamente distinta, que explica el artículo sobre las comidas del personal.

Retención sobre un bono en efectivo: un 22% fijo

Un bono en efectivo, o una tarjeta de regalo, es un salario complementario. Para un bono pagado por separado, o en el mismo cheque con el monto en su propia línea, la Publicación 15 del IRS te permite retener un 22% fijo de impuesto federal sobre el ingreso, siempre que le hayas retenido impuesto sobre el ingreso al salario regular de ese empleado este año o el anterior: con ese método "no se permite ningún otro porcentaje". Si no le retuviste nada de su salario regular, debes usar el método agregado. La tasa es de 37% sobre los salarios complementarios que pasen de $1 millón en el año calendario, algo que no le va a pasar a un cocinero de línea. La ley de presupuesto de 2025 hizo permanentes ambas tasas.

Además de eso, para 2026:

Hay dos cosas que la gente entiende mal sobre el 22%. Es un método de retención; la obligación real del empleado se ajusta en su declaración. Y cuando está disponible, es opcional. También puedes sumar el bono a un cheque de nómina regular y retener sobre el total con el método agregado.

Lo que te cuesta un bono neto de $500

Si le dices al personal "$500 para las fiestas", la mayoría entiende $500 en la mano. Para cumplirlo, haces un gross-up del bono: subes el monto bruto para que la retención salga de tu bolsillo y no del suyo:

bruto = neto ÷ (1 − 0.22 − 0.0765 − tasa estatal)

Para un empleado por debajo de la base salarial del Seguro Social, sin impuesto estatal sobre el ingreso:

En un estado que retiene un 5% fijo, el bruto pasa a ser $500 ÷ 0.6535 = $765.11, y tu costo en efectivo con tu 7.65% como empleador es de unos $823.64. Ninguna de las dos cifras incluye el impuesto de desempleo: para un empleado nuevo o de medio tiempo que todavía no llega a la base de $7,000 del FUTA, suma hasta 0.6% del bruto, más cualquier impuesto estatal de desempleo.

El atajo que no funciona es pagar tú la parte del FICA (Seguro Social y Medicare) que le toca al empleado y decir que el bono es de $500. La Pub. 15 dice que ese pago es a su vez más salario, y por eso la fórmula divide en lugar de sumar.

La misma cuenta aplica a una tarjeta de regalo. Una tarjeta de $100 son $100 de salario sin nada retenido, así que la retención tiene que salir del pago en efectivo. O haces el gross-up, o se lo avisas al personal por adelantado.

Un bono prometido sube las horas extra

Esta es la parte que le cuesta dinero a los restaurantes, porque el faltante no aparece en ningún formulario fiscal; son horas extra sin pagar.

Según la Fair Labor Standards Act (FLSA, la ley federal de salarios y horas), un bono entra en la tasa regular de pago del empleado, y por lo tanto en sus horas extra, a menos que encaje en una exclusión de la ley; para un bono navideño, las dos que importan son el bono discrecional y el regalo verdadero. El 29 CFR 778.211 excluye un bono solo si tanto el hecho de pagarlo como el monto quedan a tu entera discreción y se deciden al final del periodo o cerca de él. Su redacción es directa: "Si el empleador promete por adelantado pagar un bono, ha renunciado a su discreción respecto de él". El reglamento pone la mayoría de los bonos por asistencia, y los bonos por quedarse durante un periodo, del lado de los incluidos. Llamarlo regalo navideño no cambia nada; el reglamento dice que las etiquetas no son determinantes.

La sección 778.212 sí excluye los regalos de Navidad y de ocasiones especiales, siempre que no se midan por horas, producción o eficiencia. Pero un bono "tan considerable que se puede suponer que los empleados lo consideran parte del salario" no cuenta como regalo.

El bono problemático parece inofensivo cuando lo escribes: "$200 para todos los que trabajen cada turno programado en la semana de Navidad". Esto es lo que le hace a un cocinero de línea que gana $15 la hora y trabaja 45 horas esa semana:

Son $11.11 más que le debes a un cocinero en una semana. Si el bono cubre varias semanas, la sección 778.209 te obliga a repartirlo entre ellas y pagar la media tarifa adicional en cada semana con horas extra. Un bono de $200 repartido en cuatro semanas suma $50 por semana; en una semana de 45 horas, eso son unos $2.78 más de prima. Poco por persona. En toda una cocina y toda una temporada, son pagos atrasados que debes aunque nadie presente un reclamo.

Las deducciones por propinas y horas extra no alcanzan al bono

El personal te va a preguntar si las nuevas deducciones federales cubren un bono navideño. En general, no.

Un bono nunca es una propina. El Departamento del Trabajo define la propina como dinero que entrega un cliente, por un monto que solo el cliente decide, y la deducción por propinas cubre solo las propinas recibidas de clientes o por medio del reparto de propinas. El dinero que viene del empleador no califica, y tampoco puede contarse para el crédito por propinas. El artículo sobre la deducción por propinas explica qué sí califica.

La deducción por horas extra es más estrecha de lo que su nombre sugiere. La hoja informativa del IRS FS-2026-13 define las horas extra calificadas como las horas de más de 40, por un medio, por la tasa regular de la FLSA. El bono en sí no es hora extra calificada. El único punto en común es el ejemplo de arriba: un bono no discrecional sube la tasa regular, así que la media tarifa adicional que genera, los $11.11, sí forma parte de las horas extra calificadas del cocinero. Ninguna de las dos deducciones reduce el Seguro Social ni el Medicare.

Lo que no te voy a dar

Una cifra en dólares por debajo de la cual un regalo navideño está libre de impuestos. No existe para los bienes, y para las tarjetas de regalo la respuesta es cero.

Una forma de valuar tu propia tarjeta de regalo al costo de la comida. Busqué alguna norma o resolución del IRS que permita algo por debajo del valor nominal y no encontré ninguna.

La regla de California sobre bonos. California tiene su propia jurisprudencia sobre los bonos de suma fija y la tasa regular. No la he leído con el detalle suficiente para darte la cuenta.

Las tasas estatales de retención complementaria. Varían, y no las recopilé. El 5% de arriba es solo un ejemplo.

Qué hacer

1. Pasa cada tarjeta de regalo por la nómina a su valor nominal, incluidas las tarjetas de tu propio programa de tarjetas de regalo. Guarda el número de la tarjeta, el monto y la fecha de emisión.
2. Regala bienes si quieres que esté libre de impuestos: un regalo navideño ocasional y de poco valor, como un pavo o un jamón. No un vale por uno, y no efectivo.
3. Decide si es neto o bruto antes de anunciarlo. Si el personal espera $500 en la mano, presupuesta $765.10 por persona, más cualquier impuesto de desempleo, en un estado sin impuesto sobre el ingreso.
4. No anuncies bonos ligados a turnos a menos que estés listo para pagarlos a través de la tasa regular. Un bono cuyo pago y monto decides solo al final del periodo o cerca de él, sin promesa y sin un patrón anual con el que cuente el personal, puede quedar fuera de las horas extra; uno que pagas igual cada diciembre tal vez no.
5. Si ya prometiste uno, saca las horas de las semanas que cubre y paga la media tarifa adicional en cada semana con horas extra.
6. Pon el bono en su propia línea o en su propio cheque si quieres el método del 22% fijo, y dile al personal que es una retención, no su impuesto final.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende un POS para restaurantes con su propio programa de tarjetas de regalo, así que los registros de emisión de tarjetas quedan en el mismo lugar que las ventas. La regla que importa no depende del software: lo que sea que le entregues al personal en diciembre, decide antes de anunciarlo si es un regalo, un salario o una promesa de horas extra.