Un contrato de hotel cobraba un faltante de tres formas
Las políticas publicadas preparan 3–5% de más y cobran la garantía o lo real, lo mayor. Subir el número tarde cuesta hasta 15% más por persona.
Todos los eventos corporativos que he vendido dependieron de una llamada, unos tres días antes, cuando la coordinadora del cliente te dice cuántas personas van a ir. Ese número es la garantía. Casi todos los clientes la ven como un estimado que pueden corregir. Todas las políticas de catering publicadas que encontré la tratan como un piso.
Reuní las políticas escritas vigentes de centros de conferencias, universidades y caterers de centros de convenciones, además de dos contratos de grupo de hoteles publicados, para ver cómo funciona la garantía cuando está por escrito. Lo interesante no es la fecha límite. Es lo que pasa a cada lado de ella.
La garantía es un piso, nunca un techo
La frase que aparece en casi todas las políticas es alguna versión de "la garantía o la asistencia real, lo que sea mayor". Así lo dice Wolfgang Puck Catering en Chicago Booth, y lo mismo dicen el Atlantic City Convention Center, Red Rocks en Denver y Boston University.
Léelo como un trinquete. Si llegan 180 personas a una garantía de 200, el cliente paga 200. Si llegan 215, paga 215. Una vez que se da el número, solo se mueve en una dirección.
El centro de conferencias de MIT, operado por Restaurant Associates, extiende ese trinquete a los clientes que nunca dan un número. Si no llega a tiempo, la cuenta es "el número estimado de invitados en la BEO o el número real, el que sea mayor". El estimado de la llamada de planeación se vuelve la garantía por defecto.
| Sede | Garantía | Excedente preparado | Aumento tardío |
|---|---|---|---|
| MIT Samberg Center | 72 horas (3 días hábiles) | cerca de 3% | Se cobra lo servido |
| Chicago Booth (Wolfgang Puck) | 3 días hábiles, no se puede reducir | 3% | — |
| Atlantic City Convention Center | 3 días hábiles | no indicado | Recargo de 5% |
| Red Rocks, Denver | 7 días hábiles | 5%, máximo 50 comidas | 10% arriba de +10%; se retira el excedente |
| Dixie Center, Utah (2026) | 10 días hábiles | — | 10% arriba de +5% |
| Cherry Creek Innovation Campus | 7 días hábiles | "todo esfuerzo" | 10–15% por invitado arriba de +3% |
El excedente es de 3 a 5%, y las sedes grandes le ponen tope
El excedente (overset) es la comida que el caterer prepara por encima de la garantía por si el número se queda corto. El viejo glosario de la industria lo define como cubiertos que el cliente paga "solo si se consumen". Todas las políticas actuales que encontré lo fijan en 3% o 5%.
Lo que el porcentaje esconde es el tope. Red Rocks prepara 5% más, "hasta 50 comidas". Según se informa, el caterer del Palm Beach County Convention Center lo limita a 30. Así que una gala de 1,000 personas no recibe 50 platos de reserva, recibe entre 30 y 50 como máximo, y quien contaba con "un colchón de 5%" en un salón grande tiene menos de lo que cree.
Subir el número tarde cuesta más que darlo alto
Esta es la cláusula que los clientes no leen y la primera que yo señalaría.
- Atlantic City: los aumentos dentro del plazo de la garantía llevan un recargo de 5%.
- Dixie Center: hasta 5% sobre la garantía al precio normal; arriba de 5%, "sujeto a un recargo de 10%".
- Cherry Creek: los aumentos de más de 3% dentro de 48 horas "pueden tener un recargo de 10–15% por invitado, si se aceptan".
- Red Rocks: los aumentos de más de 10% llevan un recargo de 10%, y un aumento tardío cancela el excedente de 5% por completo.
Así que el instinto de dar un número bajo por precaución y "agregar gente después" está exactamente al revés. Agregar es la dirección cara. Un cliente que de verdad no está seguro debería garantizar el número probable y dejar que el excedente absorba la parte de arriba.
La fecha límite se adelantó, y se cuenta en días hábiles
La edición de 2005 del glosario APEX de la industria dice que el número final "normalmente se pide con al menos 48 horas de anticipación". Ninguna política actual que encontré es tan corta. MIT, Booth y Atlantic City piden tres días hábiles. Boston University pide cuatro días hábiles completos. Red Rocks y Cherry Creek piden siete, y el Dixie Center pide diez.
Los días hábiles contados hacia atrás desde la primera función se alejan más de lo que la gente espera. Siete días hábiles antes de un evento en sábado es el jueves de la semana anterior, y un lunes festivo lo recorre al miércoles. Pon la fecha de calendario en el contrato, no la regla.
Lee cada cláusula que mencione la comida
El documento más útil que encontré es un contrato de grupo de 2019 de un hotel de servicio completo, publicado por la asociación que lo firmó. Su mínimo de alimentos y bebidas era de $16,000, más un cargo de la casa de 25% e impuestos. Y cobraba un faltante de alimentos y bebidas de tres formas distintas:
- La sección de attrition de habitaciones carga el 100% de la diferencia a la cuenta maestra.
- La sección del mínimo de banquetes dice que el grupo "pagará al hotel el 40% del faltante".
- La sección de attrition y cancelación cobra el precio completo por persona de cada cubierto no usado en una función garantizada, más el 40% de la diferencia en ingresos.
Y una cancelación en cualquier momento entre la firma y la llegada debía el 100% del mínimo.
El 40% es el hotel estimando su ganancia perdida: la comida que nunca se cocinó es un costo que nunca pagó. Las cláusulas del 100% cobran el ingreso perdido. Las dos estaban en el mismo contrato, bajo títulos distintos. Un cliente que negoció la cláusula llamada "attrition" y leyó el resto por encima firmó las tres.
Una plantilla del lado del organizador de la American Industrial Hygiene Association muestra lo que pide la otra parte: cargos de catering solo cuando una función se reduce 20% o más sin 30 días de aviso, y entonces el 50% del precio por persona por cada cubierto más allá de ese 20%.
Lo que la ley hace y no hace por ti
Una cláusula de daños es válida si es un estimado razonable y anticipado de la pérdida, y nula como penalidad si es desproporcionada. Es la regla del Restatement of Contracts que siguen la mayoría de los tribunales, y por eso el contrato del hotel describe sus cargos como "un esfuerzo razonable... para establecer su pérdida por anticipado".
La sorpresa es la mitigación. Sin una cláusula de daños, un hotel o caterer tiene que intentar revender lo que cancelaste y abonártelo. Con una cláusula de daños válida, muchos tribunales no lo exigen. El tribunal supremo de Massachusetts lo dijo en NPS v. Minihane en 2008, y un abogado del lado de los organizadores lo resumió así: "no hay obligación de que el hotel abone las habitaciones revendidas a menos que lo pongas en el contrato". Cada jurisdicción es distinta, así que el abono por reventa va en el contrato, no en tus expectativas.
Un argumento de tiempos sirve para las dos partes. Las guías de compras de Brown University les dicen a sus departamentos que los cargos por cancelar alimentos y bebidas no deberían empezar sino hasta dos meses antes, "ya que la comida se pide o se compra aproximadamente 30 días antes del evento". Esa es también la base honesta para la escala de cancelación de un caterer: cobrar al ritmo en que de verdad comprometes dinero.
Quién no llega
El único conjunto grande de datos que encontré viene de una empresa de software de eventos, PheedLoop, así que tómalo como cifra de un proveedor. En más de 1,000 eventos con datos de registro de entrada, la mediana de inasistencia fue de alrededor de 28% en eventos gratuitos y 17% en eventos pagados.
La mejor ilustración es una anécdota, pero limpia. 37signals organizó un desayuno gratuito: se registraron 84 y llegaron 38. Luego pidieron un depósito reembolsable de $100: se registraron 55 y llegaron 50. Menos registros, más gente en el salón.
Para un caterer esto importa en una dirección. Un evento corporativo interno es gratuito para quienes asisten. Espera la diferencia, y asegúrate de que la absorba la cláusula de garantía y no tu costo de comida.
El cargo por servicio puede no ser todo mano de obra
Ya que lees la política, lee la línea del cargo por servicio. El "management charge" de 23% del Atlantic City Convention Center manda 16 puntos a los empleados; "el 7% restante es propiedad exclusiva" del caterer o la sede y "no se cobra en lugar de propina". Es legal si se informa, y cambia lo que el cliente cree que pagó. Si tu propio cargo no es todo mano de obra, dilo en la propuesta. El artículo sobre propinas compartidas explica por qué la diferencia también importa para la nómina.
Lo que no te voy a dar
Un porcentaje de attrition estándar. "Los hoteles fijan el attrition de alimentos y bebidas en 80 a 90 por ciento" aparece en todos lados y no pude rastrearlo a un documento. Las cláusulas reales que leí usaban una tolerancia de 15–20%, el 40% del faltante o el 100%.
Un excedente promedio de la industria. Las políticas dicen 3% o 5%. No encontré ninguna encuesta.
Una tasa de inasistencia de eventos corporativos con método. Las cifras de arriba son datos de un proveedor y una anécdota.
Qué hacer
- Pon una fecha de calendario a la garantía, no "72 horas".
- Indica el excedente y su tope en la propuesta, para que el cliente sepa que el colchón son 30 platos, no 5%.
- Ponle precio explícito a los aumentos tardíos. Si vas a agregar invitados con recargo, di cuánto. Si no, dilo también.
- Cobra la garantía o lo real, lo que sea mayor, y dilo con esas palabras. Todas las sedes de arriba lo hacen.
- Ata tu escala de cancelación a cuándo compras, y redáctala como un estimado de tu pérdida, no como un castigo.
- Si el cliente es quien firma un contrato de hotel, lee cada cláusula que mencione comida antes de que firme.
Para ver cómo encajan estos términos en el resto de un contrato de catering, lee cómo cotizar pedidos de catering y mínimos y depósitos en eventos privados.
Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de catering que registra garantías y números finales. Lo que más te protege es una frase, no un software: la fecha en que vence el número y qué pasa si cambia.
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