Un anticipo "no reembolsable" puede anularse por ser una penalidad

Un salón privado es el ingreso más predecible que puede reservar un restaurante: una fecha conocida, un número de invitados conocido y dinero en anticipo con semanas de antelación. La mayor parte del contrato que lo hace predecible está cubierta en el artículo sobre precios de catering: el tamaño de los anticipos, los conteos garantizados, los niveles de cancelación y por qué un cargo por servicio no es una propina.

Este artículo trata de tres cosas que ese no cubre y que importan más para un salón dentro de tu restaurante que para comida que entregas en otro lugar. Cómo funciona de verdad un mínimo de alimentos y bebidas. Si un anticipo "no reembolsable" se puede hacer valer. Y qué le hace el impuesto sobre las ventas a un cargo por servicio obligatorio.

Cómo funciona un mínimo

La mayoría de los restaurantes no rentan el salón. Fijan un mínimo de alimentos y bebidas: el grupo puede usar el salón si gasta al menos cierta cantidad. Es un mejor incentivo que una cuota por el salón, porque el comensal pone el dinero en comida y bebida en lugar de en renta.

Este es un contrato real, de un restaurante en Columbia, Carolina del Sur. Es un solo ejemplo, no un estándar de la industria, pero muestra las partes con claridad:

La línea que provoca discusiones es "qué cuenta para el mínimo". Si el contrato no lo dice, el cliente va a suponer que los impuestos y el cargo por servicio cuentan para el mínimo. Con un mínimo de $1,500, 20% de servicio y 10% de impuesto, eso es una diferencia de $450 en lo que cree que debe. Pon "antes de impuestos y cargo por servicio" en el contrato, en el correo de confirmación y en la cuenta.

Hay otras dos decisiones que deben ir en el contrato:

• Qué pasa con un faltante. Si el grupo gasta $1,200 contra un mínimo de $1,500, los $300 se tienen que facturar como algo. Llámalo cuota por el salón o faltante del mínimo, y pregúntale a tu contador cómo lo grava tu estado antes de elegir.
• Por qué el mínimo es el que es. El salón desplaza algo: los comensales habituales en ese espacio esa noche. Fija el mínimo del viernes a partir de lo que el salón genera un viernes normal, no de lo que suena razonable. Ese también es el número que hace defendible tu anticipo, que es el tema de la siguiente sección.

Cuando "no reembolsable" no se sostiene

La mayoría de los contratos de eventos dicen que el anticipo no es reembolsable. Los tribunales no se quedan con la etiqueta.

Según la regla general del derecho contractual de Estados Unidos, una cantidad que te quedas cuando la otra parte cancela son daños y perjuicios pactados (liquidated damages). Solo se puede hacer valer si es razonable en comparación con la pérdida que esperabas, o que de verdad sufriste, y con lo difícil que es demostrar esa pérdida. Una cantidad excesivamente alta es una penalidad, y las penalidades son nulas.

California lo pone por escrito en la ley y traza una línea que importa para los restaurantes. Según el Civil Code, sección 1671:

• Contratos comerciales: la cláusula se sostiene a menos que fuera "irrazonable bajo las circunstancias existentes al momento de celebrarse el contrato". La carga de la prueba es de quien la impugna.
• Contratos de consumo con fines personales o domésticos: la cláusula es nula a menos que los daños reales fueran "imposibles en la práctica o extremadamente difíciles de determinar".

Eso significa que la misma cláusula de anticipo, en el mismo formato, se juzga de manera distinta según quién la firmó. A una empresa que reserva una cena de ventas se le aplica el estándar más flexible. A una familia que reserva un cumpleaños número 60 se le aplica el más estricto. Otros estados aplican la regla general de las penalidades sin la división de California, pero la dirección es la misma en todas partes: la cantidad que te quedas debe parecerse a tu pérdida real.

Esto no es asesoría legal, y un abogado especializado en contratos de tu estado debería revisar tu formato. Los pasos prácticos son los mismos en cualquier lugar:

• Liga la pérdida del anticipo a la fecha, porque tu pérdida depende de si puedes volver a rentar el salón. Perder un sábado de diciembre con una semana de aviso te cuesta más que perder un martes de febrero con dos meses.
• Escribe el razonamiento en el contrato: que el salón se retira del mercado, que el personal y las compras ya están comprometidos, y que la cantidad es una estimación de esos costos.
• Guarda los números en los que te basaste. Si algún día se disputa una cancelación, el mínimo que fijaste a partir de los ingresos reales de un viernes es tu evidencia.

Qué le hace el impuesto sobre las ventas al cargo por servicio

El artículo de catering explica por qué un cargo por servicio obligatorio es salario y no propina. El lado del impuesto sobre las ventas es otro tema, y atrapa a los restaurantes que suponen que un cargo que se pasa al personal no es ingreso suyo.

• California: las propinas, gratificaciones y cargos por servicio obligatorios están gravados, aunque vayan a los empleados. Un cargo negociado antes de un evento que incluye una comida es obligatorio por definición. Para los servicios de catering, toda la cuenta está gravada, incluida la mano de obra del servicio.
• Nueva York: un cargo obligatorio está exento solo si aparece por separado, se identifica como gratificación o propina y se paga completo a los empleados. Un "cargo por servicio" que no cumple las tres condiciones se grava.

Revisa la regla de tu estado. El software de eventos y las configuraciones de POS suelen marcar el cargo por servicio como no gravable por defecto, y la diferencia aparece en una auditoría.

Transparencia. Los cargos por servicio de eventos suelen ser de 18–25%, y no siempre van al personal. Los clientes a menudo suponen que sí. En California, la ley que regula los cargos de los restaurantes incluye de forma explícita "un menú o contrato de servicios de banquetes o catering": el cargo se tiene que mostrar con claridad, con una explicación de su propósito. Estés donde estés, di en el contrato si el cargo va al personal. Así evitas la queja más común después del evento.

Lo que no te voy a dar

Referentes de ingresos por eventos privados, como porcentaje de las ventas, tamaño promedio de los eventos o gasto por invitado. Las cifras que circulan vienen de resúmenes de estudios de mercado sin metodología, y no encontré datos primarios.

Un porcentaje de anticipo "estándar". Los contratos que vi variaban mucho, y el número correcto es el que puedes demostrar que refleja tu pérdida.

Un dictamen sobre tu cláusula de anticipo. Ese es trabajo de tu abogado, con la ley de tu estado.

Qué hacer

1. Di qué cuenta para el mínimo (antes de impuestos y cargo por servicio) en el contrato, en la confirmación y en la cuenta.
2. Fija los mínimos por noche a partir de lo que el salón genera normalmente esa noche.
3. Decide cómo se factura un faltante y revisa cómo se grava.
4. Escalona la pérdida del anticipo según el plazo de aviso, y deja por escrito por qué cada nivel refleja tu pérdida.
5. Usa un formato aparte para fiestas privadas si estás en California, o al menos pide a un abogado que revise tu formato contra el estándar para consumidores.
6. Configura correctamente si el cargo por servicio grava impuestos en tu POS y en tu software de eventos, según tu estado.
7. Di a dónde va el cargo por servicio.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que maneja reservaciones, anticipos de eventos y facturación. Ninguna de las reglas anteriores depende del software. El único paso donde el software importa es el 6: una configuración de impuestos que eliges una vez al inicio se aplica a cada evento que reserves después.

Productos de Katalyst relacionados

• Conoce la gestión de catering de Katalyst
• Conoce las reservaciones de Katalyst