Fondo común de propinas, tip-outs y cargos por servicio: reglas 2026

De todas las formas en que un restaurante rentable se mete en problemas legales, las propinas están entre las primeras, no porque los operadores sean deshonestos, sino porque las reglas son técnicas, cambian seguido y castigan los errores con dureza. Un fondo común de propinas mal estructurado puede anular tu crédito por propinas para toda una categoría de empleados, y un "cargo por servicio" manejado como propina puede descomponer al mismo tiempo tus cálculos de horas extra y tus retenciones de impuestos.

Soy el operador que firmaba la nómina y los estados de cuenta de procesamiento, lo que significa que me he sentado frente al contador a desenredar justo estas preguntas. Este es el mapa del operador para las reglas de 2026: lo que de verdad dice la ley, qué cambió hace poco y dónde están las zonas grises reales.

Una aclaración que digo en serio: esto es información, no asesoría legal. La ley de propinas es federal y estatal y a veces local, y varias de las piezas de abajo se están moviendo. Confirma tu caso con un abogado laboral antes de cambiar nada.

El crédito por propinas, en palabras simples

La ley federal te permite contar una parte de las propinas de un empleado para su salario mínimo: el "crédito por propinas" (tip credit). La mecánica:

• El salario mínimo federal es de $7.25; el salario mínimo en efectivo para un empleado con propinas es de $2.13.
• La diferencia — hasta $5.12 — es el crédito por propinas máximo que puedes tomar.
• Cada semana laboral, el salario en efectivo más las propinas debe llegar por lo menos a $7.25 la hora. Si no llega, tú pagas la diferencia.
• Tienes que darles a los empleados un aviso específico por adelantado antes de tomar el crédito, o no puedes tomarlo en absoluto.

Excepción crítica: siete estados prohíben por completo el crédito por propinas — Alaska, California, Minnesota, Montana, Nevada, Oregon y Washington — y ahí pagas el mínimo estatal completo antes de propinas. Washington, D.C. está subiendo gradualmente su salario para empleados con propinas bajo la Initiative 82 (enmendada en 2025 para topar en el 75% del mínimo en lugar de eliminar el crédito). Si operas en esos lugares, la mayor parte de los cálculos del crédito por propinas de abajo no aplica, pero las reglas del fondo común y de los cargos por servicio sí.

Quién puede compartir un fondo común de propinas, y quién nunca

Dos reglas federales firmes sostienen todo lo demás:

1. Las propinas son de los empleados. Los dueños, gerentes y supervisores nunca pueden quedarse con propinas de los empleados ni compartirlas — ni del fondo común, ni del frasco —, tomes o no el crédito por propinas. La única propina que un gerente puede quedarse es la que un cliente le da directamente por un servicio que solo él prestó. Esa es la ley desde abril de 2021.
2. Quién puede entrar al fondo depende del crédito por propinas. Si tomas el crédito por propinas, el fondo obligatorio es solo del salón: meseros, bartenders, garroteros, corredores. La cocina (cocineros, lavaplatos) no puede entrar. Si no tomas el crédito y les pagas a todos el salario mínimo completo en efectivo, sí puedes tener un fondo no tradicional que incluya a la cocina. Los gerentes y supervisores quedan fuera en cualquier caso.

Esa segunda regla es donde tropiezan los operadores: no puedes tomar el crédito por propinas y además repartirle a la cocina desde un fondo obligatorio. Elige uno. Si compartir propinas con la cocina es importante para tu cultura, el precio de entrada es pagar el salario mínimo completo y renunciar al crédito.

La regla 80/20 está muerta (casi siempre)

Durante años, la regla "80/20" (después "80/20/30") obligó a los operadores a medir cuánto tiempo pasaba un empleado con propinas en tareas que no generan propinas — enrollar cubiertos, preparar café — y les quitaba el crédito por propinas si el trabajo de "apoyo directo" pasaba del 20% del turno o de 30 minutos continuos. Era una pesadilla administrativa.

En agosto de 2024, el Quinto Circuito anuló esa regla. El criterio federal volvió a la prueba de "doble empleo", más vieja y más sencilla: un empleado pierde su condición de empleado con propinas solo cuando trabaja en una ocupación realmente distinta (el caso clásico del mesero que también hace mantenimiento), no porque pasó el 25% de un turno en tareas secundarias. Ya no estás obligado a tomar el tiempo de las tareas secundarias con cronómetro.

Dos advertencias honestas, porque esto es justo el tipo de cosas que se simplifican de más: la decisión salió del Quinto Circuito y, aunque una regla federal anulada en general aplica en todo el país — y el Departamento del Trabajo la ha tratado internamente como eliminada —, los abogados de los demandantes todavía pueden argumentar el criterio viejo en otros circuitos, y algunos estados tienen sus propias reglas tipo 80/20 que esto no toca. No tires tus registros de tareas secundarias sin revisar tu estado.

Los cargos por servicio no son propinas: esto es lo más importante

Esta es la distinción que causa los errores más caros. Un cargo por servicio obligatorio — el 18–20% automático en grupos grandes, una tarifa de servicio de banquetes, un "cargo por servicio del 20%" fijo en cada cuenta — no es una propina según las reglas federales y del IRS. Es tu ingreso. Y esa clasificación tiene consecuencias que sorprenden a los operadores:

• Cuando repartes un cargo por servicio entre el personal, es salario, no propina, y está sujeto a retenciones de impuestos de nómina como cualquier salario.
• Como es salario, se suma a la tarifa regular de pago del empleado para las horas extra, y eso sube tu costo de horas extra.
• No se puede contar para el crédito por propinas.
• A nivel federal, el cargo por servicio es tu propiedad; puedes quedarte con una parte o con todo — aunque muchos estados (California, Massachusetts, New York, Washington y otros) lo restringen o exigen informarlo, así que depende mucho del estado.

La versión práctica: si te tienta reemplazar las propinas con un cargo por servicio fijo — un modelo con el que muchos operadores han coqueteado —, entiende que no estás simplificando las propinas, las estás convirtiendo en salario con otras reglas de impuestos, horas extra e información al cliente. Puede ser la decisión correcta, pero entra con los ojos abiertos y con tu nómina preparada. La misma prueba de "¿el cliente es realmente libre de elegir el monto?" que separa una propina de un cargo es la que aparece con los recargos a tarjetas y los programas de descuento por pago en efectivo; vale la pena leerlos juntos, porque los operadores suelen equivocarse en ambos de la misma manera.

El lado del IRS, en breve

Las obligaciones de reporte que vienen con las propinas:

• Los empleados que reciben $20 o más al mes en propinas deben reportártelas a más tardar el día 10 del mes siguiente; tú retienes el impuesto sobre la renta y el FICA sobre las propinas reportadas y pagas la parte del FICA que le toca al empleador.
• Puedes recuperar parte de ese FICA del empleador con el FICA tip credit (Form 8846), dinero real que la mayoría de los operadores pequeños deja sobre la mesa.
• Los "establecimientos grandes de alimentos o bebidas" (en general, con más de 10 empleados) presentan el Form 8027 cada año y pueden tener que asignar propinas.

"No Tax on Tips": lo que hace y lo que no hace

La ley fiscal federal de 2025 creó una deducción por propinas calificadas, la disposición "No Tax on Tips". Los detalles útiles:

• Es una deducción del impuesto sobre la renta de hasta $25,000 en propinas calificadas, disponible la detalle o no el empleado.
• Se reduce gradualmente por encima de $150,000 de ingresos ($300,000 en declaración conjunta) y aplica a los años fiscales 2025 a 2028.
• Las "propinas calificadas" deben ser voluntarias, con el monto decidido por el cliente. Los cargos por servicio obligatorios quedan excluidos (otra razón por la que importa la línea entre propina y cargo).

La parte que los operadores no deben malinterpretar: es una deducción del impuesto sobre la renta solo para el empleado. No cambia el FICA ni los impuestos de nómina — el Seguro Social y Medicare siguen aplicando a cada propina — y no toca las reglas del crédito por propinas, del fondo común ni de los cargos por servicio de arriba. Tus obligaciones de nómina son exactamente las mismas; solo cambió el panorama del impuesto sobre la renta del empleado al cierre del año.

Qué significa esto para tu punto de venta y tu nómina

La mayor parte del cumplimiento en propinas vive o muere en tus sistemas. Tu punto de venta y tu nómina tienen que: repartir las propinas del fondo según tus reglas definidas y guardar el registro para auditoría; mantener los cargos por servicio marcados como salario, no como propinas, para que pasen correctamente a la nómina y a las horas extra; capturar el reporte de propinas para que las obligaciones de $20 al mes y del Form 8027 se cumplan automáticamente; y mostrar los datos que tu contador necesita para el FICA tip credit. Cuando los pagos y el manejo de propinas viven en el mismo sistema que el punto de venta, la clasificación se define una vez y se aplica de forma consistente, en lugar de reconstruirse a mano al cierre del trimestre, que es donde se cuelan los errores y la responsabilidad.

Aviso: trabajo en Katalyst, y construimos ese manejo integrado, así que toma en cuenta la fuente. Pero ninguna de las reglas de arriba es nuestra para doblarla: son la FLSA, el IRS y un panel del Quinto Circuito. Estructura el fondo según tu decisión sobre el crédito por propinas, trata los cargos por servicio como el salario que legalmente son y no des por hecho que "No Tax on Tips" cambió tus obligaciones de nómina, porque no lo hizo. Luego pide a tu abogado que revise la capa estatal, porque ahí es donde suele empezar la versión de esta historia que termina en una demanda.

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