Barra libre en un club de Chicago: rinde a 1.08 tragos/hora

Un cliente corporativo reserva una recepción de fin de año para 120 personas, de tres horas, y me hace la pregunta que escucho en casi todas las llamadas de diciembre: ¿hacemos barra libre con precio por persona o pagamos lo que la gente se tome? Algunos agregan una tercera: ¿por qué no una barra de pago, para que no nos cueste nada?

Cada respuesta tiene un número detrás, y ese número es fácil de sacar de la propia hoja de precios de la sede. Lo que no es fácil es la otra mitad de la ecuación: cuánto va a beber este grupo en particular. Las cuentas de abajo salen de ocho hojas de precios de 2026: lo que cobran aparte y dónde la ley estatal limita una barra libre a precio fijo.

El punto de equilibrio es una sola división

Casi todas las hojas que leí ofrecen las mismas tres opciones. Un paquete pagado por el anfitrión, con precio por persona y por hora. Una barra pagada por el anfitrión que se cobra por consumo, trago por trago. Y una barra de pago (cash bar o no-host bar), donde los invitados pagan sus tragos a un precio un poco más alto.

Para comparar las dos primeras, divide el precio del paquete entre las horas multiplicadas por el precio de un trago por consumo. El resultado es cuántos tragos por hora tiene que promediar cada invitado que se cobra para que el paquete sea el mejor negocio.

El menú de banquetes 2026 de West Baden Springs Hotel, en Indiana, pone su paquete Deluxe en $41 por dos horas, y un cóctel Deluxe o un vino de la casa por consumo en $11.01. Eso da $41 ÷ (2 × $11.01) = 1.86 tragos por invitado por hora. Por debajo de eso, el consumo sale más barato.

El Metropolitan Club, en la Willis Tower de Chicago, con precios vigentes hasta el 31 de diciembre de 2026, cobra $52 por tres horas de su paquete Level I y $16 por un vino o cóctel Level I por consumo. Eso da $52 ÷ (3 × $16) = 1.08 tragos por hora.

El cargo por servicio por lo general no cambia la comparación. West Baden agrega 23% y el Metropolitan Club 22%, y según leo las dos hojas se aplica igual al paquete que a los tragos por consumo, así que se cancela. Revísalo en cualquier hoja que uses para cotizar.

Lo que sí la cambia es qué se bebe. Si el grupo toma cerveza, usa el precio de la cerveza. Con la cerveza nacional de West Baden a $7.11, el mismo paquete de dos horas necesita 2.88 tragos por hora para pagarse, y el consumo casi seguro gana.

Cada hora extra baja el umbral

Si recorres la tabla hacia abajo, el patrón es claro: los paquetes más largos alcanzan el equilibrio con menos tragos. La primera hora en West Baden cuesta $28, y para pagarse necesita 2.54 tragos. Cada hora después de la tercera cuesta $12, alrededor de 1.09 tragos. El Level I del Metropolitan Club pasa de 2.0 tragos en una hora a 0.92 en cuatro. En estas hojas la primera hora es la más cara, y cada hora extra cuesta menos.

Un caterer que trabaja fuera de sus instalaciones puede llevarlo más lejos. Blue Moon Caterers, en Wichita, vende una barra libre Premium a $23 por persona hasta por cinco horas. Con cuenta abierta, sus cócteles Premium cuestan $8. Eso alcanza el equilibrio en unos 2.9 cócteles por invitado en toda la noche, menos de 0.6 por hora en cinco horas.

Para una recepción de una hora antes de una cena, yo cotizaría primero por consumo. Para una fiesta de cuatro horas, el punto de equilibrio en estas hojas baja a entre 0.92 (Metropolitan Club) y 1.41 (West Baden) tragos por hora, así que el paquete gana a menos que el grupo beba menos que eso. Ese es el número que la siguiente sección no puede fijar.

Ninguna hoja de hotel dice cuánto beben los invitados

El punto de equilibrio solo sirve si sabes con qué compararlo, y ese número es el eslabón débil.

Lo más parecido a una cifra de planeación publicada viene de Canadá: la hoja de servicios de bar 2024 de Brandon University, en Manitoba, presupuesta las barras pagadas por el anfitrión a "1.5 consumos por hora". En una entrevista en EXHIBITOR Magazine, Lisa Gentilin, organizadora de reuniones, dice que "la gente suele consumir de 2 a 2.5 tragos por hora" en una barra pagada por el anfitrión, y 1.5 en una barra de pago. Es la experiencia de una sola organizadora, sin fecha.

A 1.5 tragos por hora, el paquete de dos horas de West Baden pierde contra el consumo y el paquete de tres horas del Metropolitan Club gana. De 2 a 2.5, el paquete gana en toda la tabla. La respuesta cambia según un supuesto para el que nadie ha publicado datos.

Un paquete les cobra a los invitados que no beben

El punto de equilibrio es por invitado que se cobra, y contar es decisión de la sede. La hoja del Metropolitan Club lo dice sin rodeos: "Al anfitrión se le cobra por persona sin importar la cantidad consumida". Hilton Columbus Downtown amarra el conteo del paquete a la garantía de la comida, con un mínimo de dos horas.

En los eventos corporativos suele haber gente que no bebe, o que toma una copa de vino y se pasa al refresco. Digamos que 30 de 100 invitados no van a beber. Con el punto de equilibrio de 1.86 de West Baden para dos horas, los 70 que sí beben ahora tienen que promediar unos 2.66 tragos por hora para que el paquete tenga sentido.

Algunas sedes ya lo incluyen en el precio. Publick House, en Sturbridge, Massachusetts, cobra $3.50 por persona por hora por los invitados menores de 21 años en su barra de tarifa fija. Si la sede no lo hace, pídele al cliente un estimado de cuántos no beben antes de recomendar el paquete.

Una barra de pago también tiene un piso

El cliente que elige una barra de pago para no gastar nada casi siempre termina pagando algo. La mayoría de las hojas fija un mínimo o un cargo que paga el anfitrión cuando las ventas no alcanzan, más la mano de obra (The Railyard lista mínimos de venta, pero no dice quién cubre la diferencia):

Las proporciones publicadas van de un bartender por cada 50 invitados a uno por cada 150, y Fairfield Inn Madison pone 1 por cada 50 en una recepción con cócteles contra 1 por cada 75 en una cena. Esa diferencia pesa más en una barra de pago, donde una fila lenta también significa menos ventas para llegar al mínimo. Marcus cubre los otros conteos de barra por invitado, el hielo y la cristalería, en su artículo sobre el montaje de la barra.

Además, los invitados pagan más por trago de lo que pagaría el anfitrión. El cóctel en la barra de pago de West Baden cuesta $12 contra $11.01 por consumo del anfitrión, alrededor de 9% más. Sospecho que incluye el impuesto, aunque la hoja no lo dice. La de The Railyard sí: sus precios de barra de pago incluyen impuesto, y sus precios para el anfitrión son más impuesto.

En las barras pagadas por el anfitrión, lee qué es en realidad el cargo por servicio. En las hojas que lo tienen, va de 20% a 26%. Publick House llega a 26% con un cargo por servicio de 18% más una línea de 8% de "cargos y comisión". En Hilton Columbus, el 25% se divide en 13% de propina que se paga al personal y 12% de cargo por servicio que se queda el hotel, que según la hoja "no es una propina". Blue Moon no tiene cargo por servicio y pone un frasco para propinas.

Tres estados eximen los eventos privados; en Utah las sedes no pueden vender un paquete

Nada de esto es asesoría legal; es lo que dicen las reglas publicadas. Varios estados prohíben vender tragos ilimitados a precio fijo. En tres de los que revisé, los eventos privados están exentos.

• Massachusetts. 204 CMR 4.03 (el reglamento estatal de bebidas alcohólicas) prohíbe los tragos ilimitados a precio fijo "excepto en eventos privados no abiertos al público". La barra de tarifa fija por invitado de Publick House es un ejemplo real. Dos reglas no tienen excepción, ni siquiera en un evento privado: el licenciatario no puede regalar tragos ni servir más de dos tragos a una persona a la vez.
• Nueva York. Según leo la ABC Law §117-a (la ley estatal de control de bebidas alcohólicas), la prohibición del precio fijo no aplica a eventos privados no abiertos al público, como bodas, banquetes y recepciones.
• Illinois. 235 ILCS 5/6-28 tiene la misma excepción para eventos privados. Una regla aparte de "party package" (paquete para fiestas) limita esos paquetes a tres horas, en un espacio exclusivo, con pulseras o gafetes que identifiquen a quienes están incluidos. El resumen de la ley de 2015 del Alcohol Policy Resource Center dice que los eventos privados "no están sujetos al límite de 3 horas del 'party package'". Confirma con el licenciatario bajo cuál de las dos está reservado tu evento.
• Utah. El Utah Code 32B-5-305, en la versión vigente desde el 13 de marzo de 2026, le prohíbe a un licenciatario minorista ofrecer "un número indefinido o ilimitado de bebidas alcohólicas durante un periodo determinado por un precio fijo". Esa sección no tiene excepción para eventos privados. Los permisos de evento de Utah están en otra ley: la 32B-9-204, vigente desde el 6 de mayo de 2026, permite una barra ilimitada a precio fijo bajo un permiso de evento solo si es un evento con los invitados sentados, hay comida disponible todo el tiempo y nadie anuncia los tragos ilimitados.

Cuando sirve la sede o un caterer con licencia, ellos son el licenciatario y la regla los obliga a ellos, no a tu cliente; bajo un permiso de evento de Utah obliga al titular del permiso. El artículo sobre la responsabilidad de la barra libre explica quién tiene la licencia y qué responsabilidades le traslada el contrato al anfitrión.

Lo que no te voy a dar

Un promedio de tragos por invitado por hora. No encontré ningún hotel ni asociación de la industria en Estados Unidos que publique uno. La regla de los blogs de bodas, dos tragos la primera hora y uno las siguientes, es folclor hasta que alguien muestre datos.

Si los boletos para bebidas se cobran al entregarse o al canjearse. Ninguna de las hojas de 2026 que leí lo dice, y eso cambia la cuenta en cada boleto que se queda en un bolsillo.

Un gasto promedio nacional en barra por invitado. No encontré una encuesta confiable.

Qué hacer

1. Divide antes de recomendar. Precio del paquete ÷ (horas × precio del trago por consumo), con el trago que este grupo de verdad va a pedir.
2. Arma tu propio número de tragos por hora con eventos pasados: tragos registrados, divididos entre invitados y horas. Llévalo por tipo de evento. El artículo sobre pour cost explica cómo contar bien del lado de la barra.
3. Pide cuántos no beben y cobra aparte a los menores de edad si la sede lo permite.
4. Pon el piso de la barra de pago en la propuesta: el mínimo, los cargos de bartender y quién paga si no se alcanza. El artículo sobre los mínimos de fin de año cubre el mínimo de alimentos y bebidas, más amplio, del que forma parte.
5. Revisa la regla estatal antes de vender un paquete a precio fijo fuera de un evento privado. En Utah, una sede con licencia no puede venderlo de ninguna manera, y un permiso de evento lo permite solo en un evento con los invitados sentados y con comida.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de punto de venta y de catering para restaurantes. El software puede contar los tragos; lo que no puede decirte es cómo bebe el equipo de un cliente en particular, y ese es el número sobre el que descansa toda la cotización.

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