¿Vas a cerrar? Los W-2 vencen con tu último 941, no en enero

Nadie abre un restaurante pensando en cerrarlo, así que casi nadie sabe cómo hacerlo bien. Pero es más común de lo que dicen las cifras famosas y vale la pena dedicarle unas páginas de reflexión antes de que llegue a hacer falta.

La frase "el 90% de los restaurantes fracasa en su primer año" es un mito. Viene de un anuncio de tarjetas de crédito de 2003 sin ningún dato detrás. El estudio más conocido, sobre 2,439 restaurantes en Columbus, Ohio, encontró que el 26% cerró en su primer año y cerca del 59% en los primeros tres. Las estadísticas laborales federales de establecimientos de hospedaje y servicios de alimentos muestran que el 88% sobrevive su primer año y cerca del 42% llega a diez. La mayoría de los restaurantes que cierran llevan años abiertos, con personal, contratos de arrendamiento, tarjetas de regalo en circulación y anticipos en los libros.

El orden en que haces las cosas decide cuáles de esas obligaciones se quedan con el negocio y cuáles te siguen a ti en lo personal. Este es el orden que te protege.

1. Antes de anunciar nada: las leyes de aviso

La WARN Act federal exige 60 días de aviso antes de un cierre, pero solo aplica a empleadores con 100 empleados o más, sin contar al personal de medio tiempo, y a un cierre que afecte a 50 empleados o más en un mismo sitio. Medio tiempo significa menos de 20 horas a la semana o menos de seis meses en el puesto. Muchos restaurantes quedan por debajo del umbral federal solo por eso.

Las leyes estatales llegan más abajo:

La indemnización de New Jersey aplica aunque des el aviso completo, así que es un costo de cierre que debes presupuestar, no una multa que puedas evitar. Revisa tu estado antes de decírselo a nadie, porque el plazo del aviso corre desde que lo das, no desde que tomas la decisión.

2. Primero paga a tu gente, y a tiempo

Los últimos cheques de pago vencen rápido, y en algunos estados el mismo último día:

• California: de inmediato al despedir. Cada día de retraso cuesta un día de salario, hasta por 30 días.
• Massachusetts: completo el día del despido.
• Colorado: de inmediato.
• Texas: dentro de seis días naturales.

Cuando el efectivo escasea al final, la nómina va primero. Los salarios finales atrasados se convierten rápido en multas, como muestra el cargo diario de California.

3. Los impuestos en fideicomiso antes que cualquier otro acreedor

El impuesto sobre la renta y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare que retuviste de los cheques nunca fueron tu dinero. Si no se entregan, el IRS puede cobrar el 100% de ellos a cualquier "persona responsable" que haya decidido pagarles a otros acreedores en su lugar: dueños, directivos, cualquiera que firmara cheques. Esa responsabilidad sobrevive al negocio, a la LLC y a la disolución. Expliqué el mecanismo en el artículo sobre estructura de la entidad.

La regla para cerrar es sencilla: los impuestos retenidos y el impuesto sobre ventas cobrado se pagan antes que al proveedor de verduras, al arrendador o a cualquier otro.

4. Presenta las declaraciones finales, con el calendario del cierre

De aquí sale el título. Cerrar adelanta tus fechas límite de nómina.

• Form 941 final: marca la casilla que indica que el negocio cerró y anota la fecha en que se pagaron los últimos salarios. Adjunta una declaración que diga quién guardará los registros de nómina y dónde.
• Form 940 final: marca la casilla que la identifica como final.
• W-2: deben entregarse a los empleados a más tardar en la fecha límite de tu 941 final, no el 31 de enero de siempre. Presenta el W-3 junto con ellos.
• Form 8027, si eres un establecimiento con propinas que lo presenta.
• Impuesto sobre ventas: avisa a tu estado, presenta una declaración final y reporta la venta de equipo e instalaciones si tu estado la grava. En California, quien compra el negocio debe retener parte del precio a menos que obtengas un certificado de liberación fiscal, que puede tardar 60 días o más.

5. Deja de cobrarles a tus clientes por el futuro

Una vez que decidiste cerrar, deja de vender tarjetas de regalo y deja de aceptar anticipos para eventos. Lo que ya cobraste necesita un plan.

Tarjetas de regalo. No encontré una ley estatal que obligue a reembolsar en efectivo los saldos de tarjetas de regalo cuando un negocio cierra. Pero los saldos sin usar son clientes molestos y quejas de consumidores, y las reglas estatales siguen aplicando. California, por ejemplo, prohíbe las fechas de vencimiento y exige devolver en efectivo los saldos menores de $15. Las reglas de bienes no reclamados para tarjetas de regalo varían mucho entre estados, y muchos las exentan. Anuncia una fecha límite para canjearlas, respeta las tarjetas hasta entonces y pregúntale a tu contador por las reglas de escheat (entrega al estado) de tu estado para lo que quede.

Anticipos de eventos y catering. Un anticipo para un evento que no se va a realizar es una obligación de reembolso. Si el negocio termina en bancarrota, los anticipos de consumidores tienen prioridad solo hasta $3,800 por persona en casos presentados desde abril de 2025. Lo que pase de eso es un reclamo ordinario sin garantía, lo que casi siempre significa centavos por dólar. Reembolsa los anticipos antes de que al negocio se le acabe el efectivo, no después.

6. El arrendamiento es la cifra más grande que garantizaste

Una garantía personal estándar sobre un arrendamiento dura todo el plazo, esté abierto o no el restaurante. Si tu contrato tiene una garantía "good guy", tu responsabilidad puede terminar cuando te vas, siempre que cumplas sus condiciones, que suelen ser:

• aviso por escrito, a menudo con 90 días;
• renta pagada hasta la fecha de entrega;
• el local desocupado y barrido, y las llaves devueltas.

Si fallas en una sola de esas condiciones, la garantía puede no liberarte. Lee la tuya ahora; el artículo sobre negociar el arrendamiento explica cómo funciona la cláusula.

7. Vende lo que tiene valor

La licencia de alcohol puede ser lo más valioso que tienes, y en los estados con cupo puede venderse por separado de todo lo demás. La estimación de un corredor sitúa las licencias de consumo al menudeo de New Jersey entre $500,000 y $1.5 millones. Las transferencias necesitan aprobación del regulador, que tarda de uno a seis meses, así que empieza pronto. El lado de la valuación está en el artículo sobre comprar y vender un restaurante.

El equipo que es tuyo se puede vender; el equipo arrendado se devuelve según los términos del contrato, a menudo con un cargo de compra o de terminación anticipada.

8. Conserva los registros

• Registros de nómina: al menos tres años según la ley federal de salarios.
• Registros de impuestos laborales: al menos cuatro años después de que el impuesto venció o se pagó.
• Registros del impuesto sobre ventas: California exige cuatro años después de cerrar la cuenta; revisa tu estado.

Nombra a la persona que los guarda. El IRS lo pide en el 941 final.

Lo que no te voy a dar

Consejo sobre si declararte en bancarrota. Esa pregunta es para un abogado de quiebras, y la respuesta cambia el orden de varios pasos de arriba.

Todas las reglas de tu estado. Las leyes de aviso, pago final, tarjetas de regalo y escheat varían por estado. Los ejemplos de arriba muestran cuánto.

Un calendario. Depende de tu arrendamiento, tu licencia y de si vendes el negocio o lo cierras.

El orden, en una sola lista

1. Revisa las leyes de aviso antes de decírselo a nadie.
2. Presupuesta la indemnización si estás en New Jersey.
3. Corre la nómina final a tiempo.
4. Paga los impuestos retenidos y el impuesto sobre ventas cobrado antes que a otros acreedores.
5. Presenta el 941 y el 940 finales, y entrega los W-2 a más tardar en la fecha del 941 final.
6. Deja de vender tarjetas de regalo y de aceptar anticipos.
7. Reembolsa los anticipos de eventos mientras haya efectivo.
8. Cumple al pie de la letra las condiciones de entrega de la garantía de tu arrendamiento.
9. Inicia la transferencia de la licencia de alcohol.
10. Presenta la declaración final del impuesto sobre ventas.
11. Guarda los registros y nombra a quien los custodia.

Aviso: trabajo en Katalyst, y vendemos software de punto de venta para restaurantes. Nada de esto depende de tu sistema, salvo que tu punto de venta guarda los saldos de tarjetas de regalo, los anticipos y las cifras del impuesto sobre ventas que vas a necesitar para los pasos 6, 7 y 10. Expórtalos antes de cancelar la suscripción.