Nueva York: los Z-tapes no bastan en una auditoría fiscal

Cada diciembre alguien en la oficina pregunta qué se puede mandar a la trituradora. La respuesta de siempre es "siete años, para estar seguros", y está mal en los dos sentidos: algunos registros de un restaurante hay que guardarlos más tiempo, otros solo 90 días, y hay una categoría que estás obligado a destruir según un calendario.

Lo que sigue es la regla publicada para cada registro que de verdad produce un restaurante, con su fuente. Tu estado agrega las suyas, y tu contador puede querer plazos más largos. Nada de esto es asesoría legal.

El calendario

Dos notas sobre las reglas federales de salarios. La FLSA (Fair Labor Standards Act, la ley federal de salarios y horas) convierte tus resúmenes de ventas y compras en un registro laboral de tres años, no solo fiscal. Y las tarjetas de checador son un registro de dos años en el papel, pero una violación intencional se puede perseguir durante tres, así que la mayoría de los abogados laborales las guardan tres.

Los archivos de la pandemia que todavía no puedes triturar

La guía para empleadores 2026 del IRS agrega una línea que importa a muchos restaurantes. Los registros de los salarios del Employee Retention Credit (el crédito por retención de empleados) pagados después del 30 de junio de 2021 "deben conservarse al menos 7 años". Los registros de los salarios por licencia pagada por enfermedad y por motivos familiares de 2021, 6 años. Muchos restaurantes pidieron el crédito por retención para el tercer trimestre de 2021. Esos archivos de nómina no se van con el resto de los registros laborales de cuatro años.

Las empresas de catering llevan registros de lesiones. Los restaurantes no.

La regla de registros de OSHA (la agencia federal de seguridad y salud en el trabajo) exime de llevar registros de lesiones a los "restaurantes de servicio completo", los "establecimientos de comida de servicio limitado" y los "lugares para beber". No incluye los servicios especiales de alimentos: empresas de catering, contratistas de servicios de alimentos, comida móvil. Una empresa de catering con más de diez empleados lleva el registro OSHA 300 y su resumen durante cinco años. Un restaurante con un área de catering debe revisar bajo qué código reporta en realidad.

Tu POS es tu registro del impuesto sobre las ventas

Esta es la parte que yo leería dos veces. El boletín de registros de Nueva York dice que "los reportes de resumen y los resúmenes diarios o Z-tapes no son suficientes" (los Z-tapes son el corte Z, el resumen de fin de día de la caja). Pide detalle por artículo de cada transacción, y el registro de auditoría del POS "debe estar activado y en funcionamiento en todo momento". Guarda tres años de eso. A un restaurante que solo guarda los resúmenes de fin de día le pueden fijar el impuesto con base en una estimación.

La regla de California es de cuatro años, y habla directamente del POS: si el sistema "sobrescribe los datos después de un periodo menor a cuatro años", el negocio tiene que mover esos datos a otro lugar y guardarlos. El plazo de retención del proveedor es tu problema, no del proveedor.

Cuando cambias de sistema

Eso se vuelve urgente el día que cambias de proveedor de POS:

• Toast: "Cuando cierras tu cuenta de Toast, tus datos estarán disponibles durante 60 días", y "no hay una exportación única". Los reportes salen uno por uno.
• Square: después de la desactivación, "no podrás acceder a nada de tu historial de pagos ni a la información de tu cuenta, incluidos los formularios fiscales 1099-K".

Pon eso junto a los tres años de Nueva York y los cuatro de California, y un restaurante que cancela sin una exportación completa puede estar incumpliendo la ley dos meses después. La guía para cambiar de POS explica la exportación, y el artículo sobre dejar tu POS cubre el resto de la salida.

El registro que estás obligado a destruir

Los datos de tarjeta van en sentido contrario. El estándar de seguridad PCI (PCI DSS) exige que los datos de cuenta almacenados se "mantengan al mínimo", con "un proceso trimestral para identificar y eliminar de forma segura" todo lo que pase de tu periodo de retención definido. Los datos sensibles de autenticación —la banda magnética completa, el código de seguridad de tres dígitos, el bloque del PIN— no se pueden guardar después de la autorización, ni siquiera cifrados.

La violación más común en catering es una carpeta de formularios firmados de autorización de tarjeta para anticipos, con los códigos de seguridad escritos. Esa carpeta incumple la norma sin importar cuánto tiempo guardes tus archivos fiscales. Guarda el recibo y el contrato firmado. Tritura el número de tarjeta. El artículo sobre PCI explica quién hace cumplir esto.

Los anticipos de catering necesitan pruebas hasta por 540 días

Visa permite una disputa por servicios no recibidos hasta 120 días después de la fecha en que el tarjetahabiente esperaba el servicio, con un tope de 540 días desde el cargo. Un anticipo cobrado en enero para un evento en octubre se puede disputar hasta el febrero siguiente. Guarda el contrato, la orden del evento (banquet event order), la prueba del servicio y el recibo de la tarjeta al menos ese tiempo. El artículo sobre contracargos explica la disputa en sí.

Registros de inocuidad alimentaria

El Food Code modelo (el código de alimentos que publica la FDA) fija algunos periodos cortos, que aplican donde tu estado los haya adoptado:

• Etiquetas de mariscos de concha: 90 días desde la fecha en que se vendió o sirvió el último marisco del contenedor.
• Registros de destrucción de parásitos del pescado crudo o poco cocido: 90 días después de servir el pescado.
• Registros de sous vide y cook-chill (cocción y enfriamiento rápido): 6 meses.
• Tiempo como control de salud pública: se requieren procedimientos escritos, pero el código modelo no fija un periodo de retención. Tu estado puede hacerlo.

California agrega 90 días para los registros de temperatura del catering fuera del local, que se explican en el artículo sobre logística fuera del local.

Los registros de propinas importan más este año

Con la nueva deducción por propinas, tus W-2 de 2026 reportan el total de propinas reportadas de cada empleado con el código TP. Esas declaraciones de propinas ahora son la base de la deducción fiscal de tu propio personal, no solo de tus impuestos de nómina. Si falta el historial de declaraciones, el problema es de ellos tanto como tuyo. El artículo sobre no tax on tips tiene los detalles.

Lo que no te voy a dar

Un solo número para todo. "Guárdalo todo siete años" es muy poco para el equipo y los créditos de la pandemia, e ilegal para los datos de tarjeta.

El plazo de disputa de Mastercard. No lo confirmé con la guía de la propia Mastercard.

La lista completa de tu estado. Te di tres estados para el impuesto sobre las ventas y dos para la nómina. Revisa el tuyo.

Qué hacer

1. Escribe un calendario de retención de una página a partir de la tabla de arriba, con las reglas de tu estado.
2. Activa el detalle por artículo y el registro de auditoría en tu POS, y guarda tres o cuatro años de eso fuera del POS.
3. Exporta todo antes de cancelar cualquier sistema.
4. Borra cada trimestre los datos de tarjeta almacenados, y deja de anotar códigos de seguridad en papel.
5. Archiva los contratos de catering con sus recibos de anticipo, y guárdalos al menos 540 días después del cargo.
6. Saca los archivos de nómina de 2021 de la pila para triturar si pediste créditos de la pandemia.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende un POS que guarda el historial de ventas por artículo. Uses lo que uses, la regla que importa es la misma: el registro tiene que existir cuando el auditor lo pida, no solo mientras tu contrato esté vigente.

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