Nueva York grava el 'service charge' pero no la 'gratuity'

Una factura de catering tiene más decisiones de impuestos que la cuenta de una cena. Comida, cargo por servicio, entrega, mesas rentadas, mano de obra de montaje, a veces un salón, a veces un cliente que dice estar exento. Cada línea es una pregunta aparte, y la respuesta suele depender menos de qué es el cargo que de cómo lo llamaste.

Para esto leí las reglas de catering de una docena de estados. El patrón que más importa: el mismo cargo de 18% puede pagar impuesto o no según una palabra, según a dónde va el dinero después y, en algunos estados, según cómo lo registra tu nómina. Nada de esto es asesoría fiscal; es la regla publicada, y la que cuenta es la de tu estado.

La palabra en la factura decide

• Nueva York grava los "service charges" y cualquier otro cargo que no aparezca expresamente como "gratuity" (propina). Su propio ejemplo de catering: un "service charge" de 8% paga impuesto y una "gratuity" de 15% no, aunque las dos fueron para los meseros.
• Texas va al revés con la etiqueta. Una propina obligatoria que califica puede identificarse "por cualquier medio razonable, incluidos términos como service fee o service charge".
• Florida excluye una propina separada de la que el negocio no se queda nada, pero los "service charges", cargos mínimos, descorche, cargos de montaje y similares pagan impuesto.

Así que la línea que está bien en Houston paga impuesto en Manhattan. Un caterer que trabaja en los dos estados necesita dos formatos de factura.

Tres estados gravan la propina aunque el personal reciba cada centavo

• California: un pago obligatorio llamado propina, gratuity o service charge forma parte de los ingresos gravables, aunque después el negocio se lo pague a los empleados. Todo lo que se "negocia entre el negocio y el cliente antes de la comida" cuenta como obligatorio, y eso describe todos los contratos de banquete.
• Washington: el ejemplo del propio Departamento de Ingresos es una propina automática de 18% sobre $100: el impuesto sobre las ventas y el impuesto B&O se aplican sobre $118.
• Georgia: cualquier monto, se llame propina, gratuity o service charge, es obligatorio y paga impuesto cuando se negocia por adelantado o lo agrega el vendedor.

California agrega un giro que amarra el impuesto sobre las ventas a la nómina. Desde 2015, los montos se presumen opcionales si llevas registros que los reportan como salario de propinas ante el IRS, y se consideran obligatorios si los reportas como salario normal. Cómo los registra tu nómina decide si la línea de la factura pagaba impuesto.

Washington agrega uno para tu terminal de pago: una propina es voluntaria solo si la pantalla empieza en blanco o en $0. Una propina que una app o un dispositivo llena de antemano es obligatoria y paga impuesto.

Si te quedas con una parte, todo paga impuesto

La regla de Nueva York sobre el reparto es de todo o nada. Su ejemplo: una propina de 23% de la que 18% va al personal y 5% se queda la casa hace gravable todo el 23%. Illinois grava cualquier parte de un cargo por servicio que se use para salarios o "costos del negocio". El Departamento de Ingresos de Colorado ha dicho que si el empleador se queda con cualquier parte de un fondo común de propinas, todo el fondo paga impuesto.

Es la versión de impuesto sobre las ventas de la pregunta de nómina que trata el artículo sobre propinas compartidas. Si la casa se queda con una parte, nombra la línea en consecuencia y cobra el impuesto.

Texas grava el cargo completo por encima de 20%

Texas deja sin impuesto una propina obligatoria solo si es de 20% o menos, aparece por separado y se paga a empleados que califican: meseros, garroteros, bartenders y sommeliers, pero no personal de limpieza, chefs, cajeros, lavaplatos ni dueños. Por encima de 20%, "todo el cargo de propina obligatoria paga impuesto". Virginia también limita su exclusión al 20%. Un cargo por servicio de 22% en una boda en Texas no paga impuesto sobre 2 puntos. Paga sobre 22.

Pagas impuesto por tus rentas, y luego lo cobras otra vez

Esta es la que los caterers discuten con sus contadores. En Texas, Nueva York, Illinois y California, las mesas, sillas, mantelería y vajilla que rentas para un evento pagan impuesto cuando las rentas, y el cargo que le pasas al cliente forma parte del precio gravable del catering. No hay exención por reventa que borre el primer impuesto.

El boletín de Nueva York es directo: el caterer paga impuesto por las mesas, sillas, carpas y mantelería que renta, todo el cargo del caterer al cliente es gravable, y no puede pedir un crédito por el impuesto pagado en esas compras. Texas va más allá con las sedes: un caterer que usa un salón de hotel paga el impuesto de ocupación hotelera y después cobra impuesto sobre las ventas por el cargo del salón que le pasa al cliente, "incluido el impuesto de ocupación".

Música, valet y audio y video: depende de dónde estés

• Nueva York: un caterer puede contratar banda, DJ, fotógrafo o personal temporal sin impuesto, pero debe cobrar impuesto sobre ellos cuando aparecen en su factura, "aunque los cargos estén por separado".
• Illinois: los cargos que no tienen que ver con la comida o la bebida quedan fuera: seguridad, valet, guardarropa, entretenimiento, audio y video, y cargos por cancelación.
• Georgia: los servicios detallados por separado que no son necesarios para la venta, como el guardarropa, están exentos. Los cargos por bartender y por revisar identificaciones pagan impuesto.

El salón, y quién vende la comida

Nueva York grava la renta del salón cuando la sede vende el catering o contrata al caterer, y no cuando el cliente renta el salón y contrata aparte a un caterer independiente. Illinois aplica una prueba de "objeto real" que sorprende a las sedes: si la sede obliga al cliente a usar un caterer específico o uno de su lista, la sede se considera el proveedor, y su cargo por el salón paga impuesto aunque no venda comida. En California, un cargo por salón que garantiza una compra mínima de comida paga impuesto como parte de la comida.

Clientes federales: la tarjeta decide

Las ventas al gobierno federal están exentas cuando paga el gobierno. Las ventas a empleados federales no, aunque después se las reembolsen. En la práctica todo se reduce a la tarjeta:

• Las tarjetas de compra GSA SmartPay se facturan a la dependencia y deberían estar exentas del impuesto estatal sobre las ventas.
• Las tarjetas de viaje se facturan casi siempre a la persona, y la GSA dice que solo "algunas" pueden estar exentas en "ciertos estados".
• El sexto dígito del número de tarjeta te dice cuál es, según la guía de la GSA: del 1 al 4, facturada a la persona; del 6 al 9 y el 0, a la dependencia. Nueva Jersey trata el 5 como facturada a la persona; la GSA dice que el 5 puede ser cualquiera de las dos.

California agrega la regla del papeleo: la exención solo aplica cuando Estados Unidos le paga directamente al vendedor, y debes guardar una orden de compra o una prueba de pago directo.

Organizaciones sin fines de lucro: quién paga y el papeleo

Un comprador sin fines de lucro no está exento automáticamente. Nueva Jersey exige el pago directo con fondos de la organización y un certificado de exención firmado; si un voluntario paga y luego le reembolsan, paga impuesto. Massachusetts exige la certificación estatal de la organización. Y en Georgia, las organizaciones sin fines de lucro deben pagar el impuesto estatal y local sobre las ventas de comida, a menos que aplique otra exención. Muchos caterers ahí aceptan papeles de exención que no deberían.

Entrega, cancelación e impuestos locales a las comidas

• La entrega paga impuesto en Nueva Jersey, Georgia, Texas e Illinois cuando la cobras. Colorado la exenta solo si el cliente podía recoger y el cargo aparece por separado.
• Los cargos por cancelación quedan fuera de la base gravable de Illinois por regla. En California, un mínimo de comida y bebida que se pierde puede pagar impuesto como garantía. En otros estados no encontré una regla clara.
• Los impuestos locales a las comidas van encima: los municipios de Massachusetts pueden agregar 0.75%, y los condados de Virginia hasta 6%, aunque Virginia exenta las propinas obligatorias de hasta 20% y los primeros tres eventos de recaudación al año de una organización sin fines de lucro.

Lo que no te voy a dar

Las reglas de Pensilvania. No pude confirmar con una fuente primaria cómo trata las propinas obligatorias ni las rentas del caterer.

Las tasas locales de comida y bebida de Chicago y Minneapolis. Revisa la página de cada ciudad.

Los plazos para guardar documentos fuera de California, donde los certificados de exención se guardan al menos cuatro años.

Qué hacer

1. Nombra cada línea de la factura a propósito, con el vocabulario gravable y no gravable de tu estado.
2. Haz que tu nómina y tu factura digan lo mismo. En California, el registro de propinas decide el impuesto.
3. Configura la propina de la terminal para empezar en cero si trabajas en Washington.
4. Cobra impuesto en la línea de rentas, y deja de esperar un crédito por reventa.
5. Revisa el sexto dígito en las tarjetas del gobierno, y guarda prueba de que pagó el gobierno.
6. Pide los certificados de exención antes del evento, y confirma que paga la propia organización.
7. Configura estas reglas una vez en tu POS, por tipo de línea: el artículo sobre la configuración de impuestos muestra dónde suelen equivocarse los restaurantes.

Para cotizar el evento en sí, lee cómo cotizar pedidos de catering.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de POS y de catering con impuestos configurables por línea. El software aplica la regla que configures; decidir qué regla aplica sigue siendo cosa tuya y de tu contador.

Productos de Katalyst relacionados

• Conoce la gestión de catering de Katalyst
• Conoce Katalyst Payments