Es posible que las apps de entrega no estén pagando tu sales tax
En Texas, una propina automática de 22% paga impuesto completo, y California exige cuatro años de datos del POS por transacción. Revisa tu POS.
El impuesto sobre las ventas (sales tax) se trata como un trámite mensual de declaración. No lo es. Casi todas las reglas del impuesto sobre las ventas que se aplican a un restaurante se reducen a una configuración en el punto de venta: un grupo de impuestos en un platillo, un modificador que cambia si algo paga impuesto, un porcentaje predeterminado en el botón de propina automática, una forma de pago. Si la configuración está mal, no pasa nada. La declaración se presenta, el dinero se mueve y el error se acumula en silencio hasta que llega un auditor con tres años de tus propios datos.
Todo lo que sigue depende de cada jurisdicción y nada de esto es asesoría legal. Lo que sí pretende es decirte qué configuraciones revisar y qué preguntarle a tu contador sobre tu estado en particular.
Empieza por la que todo el mundo entiende al revés
La creencia común es que las plataformas de entrega a domicilio ya se encargan del impuesto sobre las ventas en todas partes. Dos de los mercados restauranteros más grandes del país dicen lo contrario.
Las reglas de Nueva York para proveedores de marketplace no cubren en absoluto la comida de restaurante. La propia guía del estado no deja lugar a dudas: los requisitos se aplican solo a las ventas de bienes muebles tangibles, y "la ocupación hotelera, los servicios y la comida de restaurante no se consideran bienes muebles tangibles". A los vendedores del marketplace se les indica que incluyan esas ventas en su propia declaración como ventas brutas y ventas no gravables.
En California, una empresa de red de entregas no es un facilitador de marketplace a menos que elija serlo. Así lo dice la ley. Una plataforma que entrega pedidos de comercios locales dentro de un radio de 75 millas queda fuera de la definición por defecto, y solo entra en ella si lo decide.
El error sale caro en las dos direcciones. Si supones que la plataforma paga el impuesto cuando no lo hace, tienes ventas gravables sin declarar. Si supones que no lo paga cuando sí lo hace, pagas dos veces, un patrón que se ha documentado tantas veces que varias firmas contables han escrito sobre él.
E incluso donde la plataforma sí paga el impuesto, normalmente no te exime de reportar. California te exige reportar el total de las ventas y luego reclamar una deducción, con documentación del permiso del facilitador. Nueva York quiere que las ventas aparezcan como brutas y como no gravables. Saltarte ese paso crea una diferencia sin explicación entre los totales de tu POS y tu declaración, lo que por sí solo dispara una auditoría, sin importar si el impuesto se pagó o no.
Dos configuraciones que revisar: si tu POS separa los pedidos de las plataformas en su propia categoría de ventas, y si registra el impuesto de esos pedidos como cobrado por ti o por la plataforma. Si no puede distinguirlo, no puedes armar el anexo de la deducción.
El botón de propina automática
Este es el caso más claro de una configuración predeterminada que crea una obligación fiscal.
Texas. Una propina obligatoria de 20% o menos no paga impuesto si aparece separada en la cuenta, identificada como propina o cargo por servicio, y se entrega a empleados que califican. Por encima del 20%, todo el cargo se vuelve gravable, no solo el excedente. Un POS con una propina predeterminada de 22% para grupos de seis o más está generando ingresos totalmente gravables en cada grupo grande, y nadie lo va a notar en años.
Texas también define a los "empleados que califican" de forma estrecha: meseros, garroteros, bartenders de servicio, sommeliers, maîtres d'hôtel. Los chefs, los cajeros y los lavaplatos quedan excluidos de forma explícita. Lo que produce una trampa en la que vale la pena detenerse: la ley federal permite desde 2018 que el personal de cocina entre en un fondo común de propinas cuando el empleador no toma crédito por propinas. Haz ese cambio totalmente legal en tu fondo común y un cargo por servicio obligatorio que antes estaba exento en Texas se vuelve totalmente gravable. Nada en el POS lo señala. Escribí sobre las reglas del fondo común de propinas en la publicación sobre el reparto de propinas; esta es la consecuencia fiscal que está detrás.
California ni se molesta con condiciones: las propinas obligatorias y los cargos por servicio son ingresos brutos gravables, punto, y las propinas de banquetes acordadas por adelantado cuentan como obligatorias.
Nueva York exenta una propina obligatoria solo si se cumplen las tres condiciones: que aparezca por separado, que se identifique de forma específica como propina y que se entregue toda a los empleados.
Massachusetts la excluye solo si aparece por separado y se reparte al personal de servicio, y un reparto parcial hace gravable todo el cargo.
La pregunta de configuración es la misma en todas partes: ¿tu propina automática está asignada a una cuenta de propinas o a una línea de ventas gravables? En tres de esos cuatro estados, una propina obligatoria que cae en la cuenta de propinas nunca llega a la base del impuesto sobre las ventas.
Comer en el local o para llevar es un grupo de impuestos, no una nota en el recibo
La regla 80-80 de California es la versión más complicada de esto. Hay que pasar las dos pruebas: más del 80% de los ingresos brutos proviene de productos alimenticios, y más del 80% de las ventas al por menor de productos alimenticios son gravables. Si la cumples, toda la comida para llevar paga impuesto, a menos que elijas llevar una contabilidad aparte de la comida fría que se vende para llevar, y la propia guía del estado dice que la caja registradora necesita una tecla separada para las ventas frías para llevar "o alguna otra forma de identificar esas ventas", porque "sin la documentación adecuada, debes el impuesto sobre esas ventas".
Tres detalles de esa regla que casi nunca llegan a los artículos:
El alcohol y las bebidas carbonatadas no son "productos alimenticios" para ninguna de las dos pruebas del 80-80, aunque sí pagan impuesto. Para un concepto centrado en el bar, eso cambia por completo las cuentas.
Tienes que volver a hacer la prueba cada 90 días si ahora no calificas, y la prueba se hace por sucursal. Agregar una terraza, poner calentadores de exterior o mover el menú hacia platillos calientes puede meterte en la regla a mitad de año sin que nadie te avise.
Un parklet que tú mantienes es parte de tu local. La comida que se consume ahí se considera dentro del local aunque el cliente haya pedido en un mostrador interior.
En otros lugares las líneas se trazan de otra forma y el POS tiene que seguirlas. Nueva York grava todos los sándwiches, calientes o fríos: una docena de bagels solos está exenta, un bagel tostado con queso crema para llevar paga impuesto. Texas exenta los productos de panadería sin importar cómo se porcionen, a menos que se sirvan en plato, se calienten o se vendan con cubiertos; el mismo pay cambia de estatus en el momento en que llega a un plato. Massachusetts exenta los productos de panadería en unidades de seis o más para consumo fuera del local, pero la exención desaparece si el mismo mostrador también vende bebidas gravables, porque entonces eres un restaurante.
Si tus platillos están todos en un solo grupo de impuestos "Comida", al menos una de estas reglas te está quedando mal.
Las otras configuraciones que importan sin hacer ruido
Tarjetas de regalo. Una tarjeta de regalo equivale a efectivo. El impuesto se aplica al canjearla, sobre la comida, no al vender la tarjeta. Un POS configurado para cobrar impuesto a las tarjetas de regalo al comprarlas le cobra dos veces al cliente, infla tu cuenta de impuesto sobre las ventas por pagar y reconoce el ingreso con un año de anticipación. Es uno de los errores de configuración más comunes que he visto, y hablé del lado de los ingresos de las tarjetas de regalo en la publicación sobre tarjetas de regalo.
Cortesías. Configurar una cortesía como una venta de $0 esconde una obligación real. En California, el restaurante es el consumidor de los artículos de cortesía y debe el impuesto sobre el uso (use tax) sobre el costo de lo que regala que no es comida (alcohol y bebidas carbonatadas), reportado como mercancía de consumo propio. Nueva York aplica una obligación de impuesto sobre el uso a las comidas gratis. Sin códigos de motivo de cortesía ligados al costo, esa exposición es invisible hasta que te la determinan.
Descuentos. Tus propios descuentos reducen la base gravable. Los cupones reembolsados por terceros no, y el reembolso que recibes del promotor paga impuesto por sí mismo. Los cupones de ofertas del día siguen su propia regla: los ingresos brutos incluyen lo que el cliente pagó por el cupón más cualquier cantidad adicional pagada en la mesa, no el valor nominal con descuento.
Recargos por tarjeta de crédito. California grava el recargo; la postura viene de una anotación de 1991 que lo trata como parte de la contraprestación de la venta. Colorado opina lo contrario cuando aparece por separado. No generalices en ningún sentido; revisa el tuyo. Si es legal aplicar recargos es otra pregunta, que repasé en la publicación sobre recargos.
Cargos por envío a domicilio. Nueva York los grava de forma explícita. Y varios estados agregaron una tarifa de entrega minorista (retail delivery fee) que no es impuesto sobre las ventas y no sigue su lógica: la tarifa de $0.50 de Minnesota expresamente no se aplica a las entregas de restaurantes, mientras que la de Colorado sí, porque la tarifa de Colorado se aplica a cualquier entrega que contenga bienes muebles tangibles gravables, y la comida preparada califica.
Límites de tasas. Colorado tiene alrededor de setenta ciudades con autonomía (home rule) que recaudan por su cuenta y aplican sus propias reglas. Una entrega a dos cuadras del otro lado de un límite es otra jurisdicción. Aplicar la tasa de un solo local a todas las direcciones de entrega es un error sistemático, no uno ocasional.
Cómo es en realidad una auditoría
Vale la pena saber dos cosas por adelantado, porque las dos se deciden en la configuración de tu POS años antes de la auditoría.
El auditor hace una prueba de margen. Toma tus facturas de compra, les aplica un margen esperado y compara el resultado con las ventas que reportaste. Tu defensa es la documentación: facturas de compra con fecha que muestren cambios en el tamaño de las copas, menús viejos que muestren cambios de precio, letreros de happy hour y cintas de la caja registradora, medidas de servicio documentadas. La propia guía de California les dice a los operadores que conserven exactamente esto, porque los cambios de precio y de tamaño de copa "pueden afectar de forma significativa el resultado de esta prueba".
La obligación de conservar los registros es tuya, no de tu proveedor. California exige cuatro años de registros, y su guía dice explícitamente que si tu POS sobrescribe los datos en un ciclo más corto, "debes transferir, conservar y tener disponibles todos los datos que se habrían sobrescrito o eliminado del sistema de otra forma". Massachusetts va más lejos: según su directiva sobre registros del POS, los resúmenes diarios y los cortes Z no son suficientes; el estado puede exigir registros electrónicos a nivel de transacción.
Así que la pregunta que debes hacerle a tu proveedor de POS esta semana es cuánto tiempo se conserva el detalle a nivel de transacción y cómo lo exportas. Si la respuesta es menor que lo que exige la ley de tu estado, esa diferencia es tu problema, y es invisible hasta el día en que deja de serlo.
Y ya que estás en eso: el software para ocultar ventas es un delito, no una multa. La postura publicada de California contempla hasta tres años en la cárcel del condado, multas de hasta $10,000 y el pago de todo el impuesto retenido más intereses.
Dos detalles pequeños que sorprenden
El robo de efectivo no es deducible. El impuesto sobre las ventas se mide por las ventas. Si te roban el depósito, sigues debiendo el impuesto de las ventas que lo generaron.
El impuesto cobrado de más no es tuyo. Si tu configuración cobra de más, el dinero tiene que devolverse al cliente o entregarse al estado. No puedes quedarte con la diferencia, y "estábamos cobrando de más" no es una defensa que termine con un reembolso para ti.
La versión práctica
Imprime la lista de tus platillos con sus grupos de impuestos y léela. Revisa en cuánto está predeterminada tu propina automática y a dónde se registra. Revisa si las tarjetas de regalo pagan impuesto al venderse. Revisa si las cortesías tienen códigos de motivo ligados al costo. Revisa si los pedidos de las plataformas de entrega se pueden separar en los reportes. Luego pregúntale a tu proveedor cuánto tiempo se conserva el detalle de las transacciones.
Es un ejercicio de dos horas, y cada punto es una configuración, no un trámite de declaración.
Aviso: trabajo en Katalyst, y los grupos de impuestos configurables y la conservación de datos a nivel de transacción son cosas que construimos y vendemos. El interés propio es real, así que tómalo en cuenta, pero el ejercicio anterior funciona en cualquier POS, incluido el que ya tienes, y los estados citados aquí publicaron gratis cada regla que mencioné.
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