Procesamiento de pagos en el POS

Descripción general

El Katalyst POS admite varias formas de cobrar una cuenta: tarjetas de crédito y débito, efectivo, tarjetas de regalo, tarjetas de lealtad, cargo a cuenta de la casa y cualquier forma de pago manual personalizada que tu sucursal haya configurado. Esta guía explica cómo cobrar en el POS, cómo ajustar o eliminar un pago después de aplicarlo y cómo configurar un dispositivo de pago (terminal de tarjetas) para que esté listo para usarse.

Requisitos previos

• Debes haber iniciado sesión en la app del POS en una tableta con licencia.
• Debe haber una cuenta abierta antes de poder aplicar un pago.
• Para pagos con tarjeta, un dispositivo de pago (lector de tarjetas) debe estar activo y configurado como Default Payment Device (dispositivo de pago predeterminado) en tu tableta del POS. Consulta Configurar un dispositivo de pago más abajo si todavía no lo has configurado.

Cobrar un pago

Paso 1: abre la pantalla de pago

1. Abre la cuenta que quieres cobrar.
2. Toca el botón Pay (pagar) en la pantalla de la cuenta.

La pantalla de pago muestra el saldo pendiente, los botones de las formas de pago disponibles y un área para seleccionar la propina (si está configurada para tu sucursal).

Paso 2: selecciona una forma de pago

Toca el botón de la forma de pago que usa el comensal:

Paso 3: ingresa la propina (si aplica)

Antes de enviar un pago con tarjeta, el POS puede pedir un monto o porcentaje de propina. El personal puede:

• Seleccionar un porcentaje de propina predefinido.
• Ingresar un monto personalizado en dólares.
• Seleccionar No Tip (sin propina).

Si tu dispositivo de pago tiene activado Adding Tips on Device (agregar propinas en el dispositivo), la solicitud de propina aparece en la pantalla del lector de tarjetas y el comensal elige su propia propina antes de que se envíe el cargo.

Nota: No se pueden agregar propinas a los pagos con Loyalty Card.

Paso 4: completa el pago

• Tarjeta: El POS se comunica con la terminal de tarjetas. El comensal usa el lector. Una vez aprobado, el pago se registra en la cuenta y se puede imprimir un recibo.
• Efectivo: Ingresa la cantidad de efectivo que te dio el comensal. El POS muestra el cambio que debes dar. Confirma para cerrar.
• Tarjeta de regalo / tarjeta de lealtad: Después de deslizar la tarjeta o ingresar el número, el sistema revisa el saldo disponible y lo aplica. Si el saldo no cubre toda la cuenta, el monto restante queda abierto para una segunda forma de pago.

Dividir un pago

Una cuenta se puede pagar con más de una forma de pago (por ejemplo, una parte con tarjeta de regalo y otra con tarjeta de crédito).

1. En la pantalla de pago, ingresa un monto parcial en el campo Amount (monto) antes de tocar el botón de pago.
2. Completa el primer pago por ese monto parcial.
3. El saldo restante queda abierto en la cuenta.
4. Repite el proceso con una segunda forma de pago para el saldo restante.

Ajustar un pago (editar propinas)

Después de procesar un pago con tarjeta, el personal con los permisos adecuados puede ajustar el monto de la propina; por ejemplo, si un comensal agrega la propina en un recibo de papel después de deslizar la tarjeta.

1. Abre la cuenta a la que se aplicó el pago.
2. Busca el pago en la lista de pagos.
3. Toca el pago para abrir su vista de detalle.
4. Actualiza el campo Tips (propinas) con el monto correcto.
5. Guarda el cambio.

Restricciones importantes:

• Las propinas solo se pueden ajustar en pagos con estado paid (pagado).
• No se pueden ajustar las propinas en pagos con Loyalty Card.
• No se pueden ajustar las propinas en una cuenta que ya está closed (cerrada).
• Los pagos con tarjeta de Paynt y Payrix no permiten cambiar el monto cobrado después de que la transacción se haya capturado.

Anular un pago

Una anulación revierte un pago con tarjeta o ACH que todavía no se ha liquidado con el procesador. Anular es la acción correcta si un pago se cobró por error y aún no ha ocurrido la liquidación.

Solo se pueden anular pagos con tarjeta y ACH. Los pagos en efectivo, manuales, con tarjeta de regalo y con cargo a cuenta de la casa se eliminan de otra forma (consulta Eliminar un pago en efectivo o manual más abajo).

1. Abre la cuenta donde está el pago.
2. Busca el pago y tócalo para abrir la vista de detalle.
3. Toca Void (anular).
4. Confirma la acción.

El estado del pago cambia a anulado y el saldo de la cuenta vuelve a quedar sin pagar.

Reembolsar un pago

Un reembolso devuelve los fondos a la tarjeta del comensal por un pago que ya se liquidó. Los reembolsos pueden ser totales o parciales.

Solo se pueden reembolsar a través de Katalyst los pagos con tarjeta y ACH. Los pagos hechos externamente (por ejemplo, a través de una plataforma de pedidos en línea) no se pueden reembolsar desde el POS y se deben gestionar en la plataforma de origen.

1. Ve a la cuenta o busca el pago en Reports (reportes).
2. Abre el detalle del pago.
3. Toca Refund (reembolsar).
4. Para un reembolso parcial, ingresa el monto exacto en dólares que quieres devolver. Para un reembolso total, deja vacío el campo del monto.
5. Si quieres, agrega un comment (comentario) para explicar el motivo del reembolso.
6. Confirma la acción.

El estado del pago se actualiza para reflejar el reembolso, y el reembolso queda registrado con los datos de la tarjeta y la fecha y hora.

Eliminar un pago en efectivo o manual

Los pagos en efectivo y los pagos con formas de pago manuales/personalizadas que se aplicaron a una cuenta por error se pueden eliminar antes de cerrar la cuenta.

1. Abre la cuenta donde está el pago.
2. Busca el pago en la lista de pagos.
3. Toca el ícono de delete (eliminar) junto al pago.
4. Confirma la eliminación.

El pago se elimina y el saldo de la cuenta vuelve al monto original.

No puedes eliminar un pago de una cuenta que ya está closed.

Configurar un dispositivo de pago

Los dispositivos de pago (lectores de tarjetas y terminales) se registran en el Back Office (oficina administrativa) y luego se asignan a tabletas del POS individuales. Ambos pasos son necesarios antes de que una tableta pueda cobrar con tarjeta.

Parte 1: registra el dispositivo en el Back Office

Quién puede hacerlo: Usuarios con permiso para ver o editar la configuración del restaurante en el panel Restaurant Management (administración del restaurante).

1. Inicia sesión en el panel Katalyst Restaurant Management.

2. Ve a Settings → Payments (Configuración → Pagos).

3. En la sección Payment Devices (dispositivos de pago) (esta sección solo aparece cuando hay una forma de pago con tarjeta configurada), haz clic en Add payment device (agregar dispositivo de pago).

   Se abre el cuadro de diálogo New Payment Device (nuevo dispositivo de pago).

4. Completa los siguientes campos:

   Campo	Qué ingresar
   Device Name (nombre del dispositivo)	Un nombre fácil de reconocer para esta terminal (por ejemplo, "Bar Reader", "Host Stand Terminal")
   ID / Serial Number (ID / número de serie)	El número de serie o ID de hardware de la terminal, que te da tu procesador de pagos o que viene impreso en el dispositivo
   Revenue Centers (centros de ingresos)	Selecciona qué áreas de tu restaurante pueden usar este dispositivo; déjalo vacío para que esté disponible en todas
   Payment Provider (proveedor de pagos)	Selecciona el procesador al que pertenece este dispositivo: Card Connect, Nmi, Paynt o Payrix

5. Si tu procesador de tarjetas es NMI, selecciona también el tipo de conexión:

   • BLE: vinculación inalámbrica por Bluetooth Low Energy
   • Bluetooth: vinculación Bluetooth estándar
   • Cloud: terminal conectada a la nube (necesaria para configuraciones de quiosco)

6. Si tu procesador de tarjetas es CardConnect, verás un interruptor adicional:

   • Adding Tips on Device: cuando está activado, la solicitud de propina aparece en la pantalla del lector de tarjetas para que el comensal la elija antes de que se complete el cargo.

7. Haz clic en Create (crear) para guardar el dispositivo.

Parte 2: verifica la conexión (solo CardConnect)

En las terminales CardConnect, puedes probar la conexión antes de llevarlas al salón:

1. En la sección Payment Devices, busca el dispositivo que acabas de agregar.
2. Usa la opción Check Connection (verificar conexión) para hacer ping al dispositivo con su número de serie.
3. Si funciona, el sistema confirma que las credenciales de la Bolt API son válidas y que la terminal está disponible.
4. Si el ping falla, verifica que el ID / Serial Number coincida con el dispositivo físico, confirma que la terminal esté encendida y conectada a la red, y revisa que tus credenciales de CardConnect sean correctas en Payment Processing Overview (resumen del procesamiento de pagos).

Parte 3: asigna el dispositivo a una tableta del POS

Cada tableta del POS (dispositivo móvil) debe tener un Default Payment Device configurado para saber qué lector usar cuando el personal toca el botón de pago Card.

1. En el Back Office, ve a Settings → Mobile Devices (Configuración → Dispositivos móviles).
2. Busca la tableta (licencia del POS) a la que quieres asignar esta terminal.
3. Configura Default Payment Device con la terminal que acabas de crear.
4. Confirma que el Checkout Type (tipo de cobro) sea el correcto para esa estación:
   • Standard (estándar): cobro operado por el mesero; las copias del recibo de tarjeta para el comercio y para el cliente se imprimen según tu configuración.
   • Guest Facing (de cara al comensal): el comensal usa directamente el dispositivo; la impresión funciona de forma distinta al cobro estándar.
5. Guarda.

La app del POS en esa tableta ahora enviará los pagos con tarjeta a través de la terminal asignada.

Solución de problemas

El botón Card no aparece en la pantalla de pago del POS

• Confirma que haya una forma de pago con tarjeta (CardConnect o NMI) configurada en Settings → Payments → Payment Processing Overview.
• Es posible que el campo Revenue Centers de la forma de pago con tarjeta la esté limitando a otras áreas. Revisa si el centro de ingresos actual está incluido, o déjalo vacío para todas las áreas.
• El personal debe cerrar sesión y volver a iniciarla en el POS para cargar la configuración actualizada.

El dispositivo de pago muestra "not set" o "wrong payment device"

• La tableta del POS no tiene un Default Payment Device asignado. Ve a Settings → Mobile Devices, busca esta tableta y asigna el dispositivo correcto.
• Confirma que el dispositivo asignado esté en Active (activo) en la lista de Payment Devices.
• El Payment Provider del dispositivo debe coincidir con el procesador de tarjetas configurado en Payment Processing Overview.

El pago con tarjeta se queda en "processing"

• Confirma que la terminal esté encendida y conectada a la red.
• Para CardConnect: ejecuta la prueba Check Connection en el Back Office para verificar la conexión con Bolt.
• Confirma que el ID / Serial Number del registro del dispositivo coincida exactamente con la terminal física.

"You can refund only card or ACH payments"

• Los pagos en efectivo, con tarjeta de regalo, con tarjeta de lealtad, manuales y con cargo a cuenta de la casa no se pueden reembolsar desde el POS. Si se aplicó un pago en efectivo por error, elimínalo de la cuenta antes de cerrarla.

"Payment can't be refunded"

• Solo se pueden reembolsar los pagos con estado paid. Si el pago ya se anuló o se reembolsó antes, no se puede hacer nada más a través de Katalyst. Si es necesario, comunícate directamente con tu procesador de pagos.

El ajuste de propinas no se guarda

• Confirma que la cuenta no esté cerrada; no se pueden ajustar propinas en cuentas cerradas.
• Confirma que el pago tenga el estado paid; los pagos fallidos o anulados no se pueden editar.
• Los pagos con Loyalty Card no permiten ajustar la propina.

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