Guías

Explorar guías

Cortes de caja

Descripción general

Un Cash Out (corte de caja) es el cierre de fin de turno de un mesero o empleado (o de ciertos Order Modes (modos de pedido)). Reúne todo lo que esa persona manejó durante su turno (ventas, pagos, propinas, entradas y salidas de efectivo) y calcula cuánto efectivo le debe a la casa al final de la noche.

Con los cortes de caja, el restaurante:

Cierra el ciclo de las cuentas de cada empleado en un turno
Lleva el control de las propinas declaradas y del reparto de propinas
Alimenta los reportes de Cash Management / Reconciliation (gestión de efectivo / conciliación)
Genera un recibo imprimible de Employee Cash Out (corte de caja del empleado)

¿Cuándo se necesita un corte de caja?

Por lo general, el corte de caja se hace cuando un empleado está terminando su turno y necesita entregar el efectivo y liquidar sus propinas. En la práctica, alguien necesita un corte de caja cuando tiene:

Cuentas cerradas de su turno que todavía no están en un corte de caja
Pay Ins / Pay Outs (entradas / salidas de efectivo) registradas en el POS que todavía no están vinculadas a un corte de caja
Tip Ins / Tip Outs (propinas recibidas / propinas pagadas) entre empleados que siguen abiertas

Los gerentes pueden ver quién está listo desde la lista de cortes de caja en el POS: el personal con actividad abierta, el personal que ya tiene un corte de caja a medias y los modos de pedido con cuentas sin corte.

Requisito: El empleado debe tener su entrada registrada (hora de trabajo activa). No puedes iniciar un corte de caja para alguien que no está en turno.

Tipos de cortes de caja

Tipo	Para quién es	Qué incluye
Regular (employee) (regular, de empleado)	Un mesero o empleado individual	Todas las cuentas cerradas de esa persona desde su registro de entrada actual, más sus entradas y salidas de efectivo y sus movimientos de propinas
Order Mode (modo de pedido)	Canales compartidos (por ejemplo, para llevar, catering, en línea)	Cuentas cerradas vinculadas a ese modo de pedido, que muchas veces involucran a varios empleados vinculados al modo

Estado del corte de caja

Estado	Significado
Started (iniciado)	El corte de caja está abierto. Los totales todavía pueden actualizarse a medida que se incluyen cuentas. Debe aprobarse para finalizarlo.
Approved (aprobado)	Final. Las cuentas quedan bloqueadas en este corte de caja. Se puede imprimir un recibo. Los totales alimentan la conciliación.

Solo puede haber un corte de caja abierto (Started) por empleado (o por modo de pedido) a la vez en un turno determinado.

Qué incluye un corte de caja

Cuando se crea o se actualiza un corte de caja, el sistema toma todas las cuentas cerradas elegibles y la actividad relacionada. El reporte está organizado en secciones parecidas a las del recibo impreso.

Ventas y métricas de comensales

Covers (comensales): número de comensales de las cuentas que califican
Checks (cuentas): número de cuentas incluidas
PPA (promedio por persona): ventas divididas entre comensales
Sales by category (ventas por categoría): desglose por categoría de ventas (Food, Beverage, etc.)
Gross sales (ventas brutas): ventas antes de ajustes
Employee sales (net) (ventas netas del empleado): ventas brutas menos cortesías, promociones, impuestos y otros ajustes

Ajustes

Comps & voids (cortesías y anulaciones): descuentos y cortesías, con cantidades cuando aplica
Promotions (promociones)
Taxes (impuestos): por categoría de impuesto (también se usan para calcular el reparto de propinas del bar y de los ayudantes de mesero cuando está configurado)
Surcharges (recargos)
Reporting tags (etiquetas de reporte): desglose opcional de ventas por etiqueta

Pagos

By payment type (por tipo de pago): efectivo, marcas de tarjeta, tarjeta de regalo, lealtad, pagos personalizados/manuales
Card payment details (detalles de pagos con tarjeta): por tipo de tarjeta, con los últimos 4 dígitos y los montos y propinas de cada transacción
Credit card sales (ventas con tarjeta de crédito): monto cobrado con tarjetas
Cash sales (ventas en efectivo): monto pagado en efectivo

Propinas

Credit card tips (propinas con tarjeta de crédito)
Cash tips (propinas en efectivo; se pueden ajustar en el corte de caja)
Gift card / loyalty / manual tips (propinas con tarjeta de regalo / lealtad / manuales)
Other tips (otras propinas; se declaran por separado si hace falta)
Total tips (total de propinas): total combinado de propinas
Bar tip out / Bus tip out (reparto de propinas al bar / a los ayudantes de mesero): se calcula con la configuración de reparto de propinas del restaurante (porcentaje de las categorías de ventas correspondientes)
Net tips (propinas netas): propinas después del reparto al bar y a los ayudantes de mesero
Declared tips (propinas declaradas): en las versiones actuales del POS, por lo general coinciden con las propinas con tarjeta de crédito

Actividad del cajón de efectivo (desde el POS)

Pay Ins: dinero que se mete al cajón
Pay Outs: dinero que se saca del cajón
Employee tip outs (propinas pagadas a empleados): propinas que se pagan a otros empleados
Employee tip ins (propinas recibidas de empleados): propinas que se reciben de otros empleados

Cifras clave del resultado final

Employee cash owed (efectivo que debe el empleado): el monto que el empleado debe entregar a la casa (consulta la fórmula más abajo)
Ending cash balance / Total deposit due (saldo final de efectivo / total a depositar): campos opcionales que el personal o los gerentes pueden llenar durante el proceso

Efectivo que debe el empleado: cómo se calcula

Tu restaurante puede usar una de dos fórmulas (se define en la configuración):

Fórmula estándar

Ventas en efectivo, menos propinas con tarjeta de crédito, menos otras propinas que no son en efectivo, menos propinas pagadas a empleados y salidas de efectivo, más entradas de efectivo.

Fórmula simplificada "cash minus" (cuando está activada)

Ventas en efectivo, menos salidas de efectivo, más propinas recibidas y entradas de efectivo. En este modo, las propinas con tarjeta de crédito no se restan del efectivo que se debe.

Secciones opcionales

Service areas (áreas de servicio): ventas y propinas desglosadas por área del salón
Comments / topics (comentarios / temas): si tu sucursal usa comentarios en los cortes de caja, es posible que se le pidan al personal notas vinculadas a su clase de puesto

Cómo crear y hacer un corte de caja (POS)

Para el empleado (corte de caja regular)

Registra tu entrada y termina tu turno. Cierra todas las cuentas que te pertenecen (o deja que el sistema las cierre automáticamente si esa opción está activada).
Abre Cash Out en el POS.
Elige la fecha del negocio y el turno (desayuno, comida, cena, etc.) si se te pide. Los turnos con cuentas abiertas aparecen en la lista.
Toca Start (iniciar) para iniciar el corte de caja. El sistema calcula los totales a partir de tus cuentas cerradas y de la actividad abierta de efectivo y propinas.
Revisa cada sección: ventas, pagos, propinas, entradas y salidas de efectivo.
Ingresa o confirma:
- Cash tips y other tips si hace falta
- Comments (comentarios, si están activados)
Aprueba el corte de caja con Approve (aprobar):
- Si tienes permiso de aprobación, puedes aprobar el tuyo.
- Si no, un gerente ingresa su PIN para aprobarlo.
Si la impresión está activada, se imprime un recibo de Employee Cash Out (ventas, impuestos, cortesías, pagos, propinas, Employee Cash Owed y líneas de firma).
Entrega el monto en efectivo que aparece como Employee Cash Owed (y sigue los procedimientos de la casa para reportar propinas).

Para un gerente (corte de caja de otro empleado)

Abre la vista de Cash Out para gerentes (requiere el permiso View All Checks / Cash-out (ver todas las cuentas / corte de caja)).
Usa la lista de cortes de caja para ver quién tiene:
- Cuentas listas para el corte de caja
- Un corte de caja ya en estado Started
- Modos de pedido que necesitan un corte de caja
Selecciona al empleado, la fecha y el turno.
Inicia o retoma su corte de caja, revisa los totales y toca Approve (requiere el permiso Cash-out Approval (aprobación de corte de caja) o el PIN de un gerente).

Corte de caja por modo de pedido

Se usa cuando las cuentas pertenecen a un Order Mode compartido y no a un solo mesero.

Selecciona el modo de pedido en la lista de cortes de caja.
Inicia el corte de caja; se incluyen las cuentas cerradas bajo ese modo.
Revísalo y apruébalo igual que un corte de caja regular.

Aprobación, permisos e impresión

Permiso / configuración	Efecto
Cash-out Approval	Aprueba cortes de caja en el POS o en la web sin depender únicamente del PIN en algunos flujos
View All Checks / Cash-out	Ve y haz los cortes de caja de todo el personal
Manager PIN (PIN de gerente)	Se requiere para aprobar si el usuario no tiene permiso de aprobación (a menos que esté activado "no PIN for cash out")
Print server enabled (servidor de impresión activado)	Imprime el recibo de Employee Cash Out al aprobar
Cash-out comments active (comentarios de corte de caja activos)	Pide temas de comentario según la clase de puesto

Configuraciones del restaurante que cambian el comportamiento

Se configuran en el Back Office (oficina administrativa) / configuración del restaurante (el texto puede variar en tu interfaz de administración):

Configuración	Qué hace
Force close checks on cashout (forzar cierre de cuentas en el corte)	Al iniciar un corte de caja, cierra automáticamente las cuentas abiertas o pagadas de ese empleado (o modo de pedido) para que se puedan incluir
Auto cashout on auto clockout (corte automático con la salida automática)	En la salida automática programada, el sistema puede crear, calcular y aprobar automáticamente los cortes de caja del personal con actividad pendiente
Bar / Bus tip out % (% de reparto de propinas al bar / ayudantes)	Porcentajes predeterminados para el reparto de propinas; se pueden vincular a categorías específicas de impuestos o de ventas
Remove cash minus (quitar "cash minus")	Cambia Employee Cash Owed a la fórmula simplificada
No PIN for cash out (sin PIN para el corte)	Es posible que los gerentes no necesiten PIN para aprobar
Cash-out comments (comentarios de corte de caja)	Activa temas de comentario estructurados en el corte de caja

Relación con Cash Management (conciliación)

Los cortes de caja aprobados se suman en Cash Management / Reconciliation:

Efectivo que se debe de todos los cortes de caja de empleados aprobados
Propinas con tarjeta de crédito declaradas en los cortes de caja
Ventas en efectivo por empleado

La conciliación también muestra:

Cortes de caja todavía sin aprobar (aún en Started)
Uncashouted checks (cuentas sin corte): cuentas cerradas que todavía no tienen corte de caja

Mientras las cuentas no estén en un corte de caja y los cortes no estén aprobados, la conciliación del cierre del día no va a coincidir por completo con la actividad del POS.

Solución de problemas comunes

"Selected user was not clocked-in"

El empleado no tiene una hora de trabajo activa. Registra su entrada (o verifica que esté seleccionada la persona correcta) y vuelve a iniciar el corte de caja.

"You have unapproved cashout"

Ya hay un corte de caja en estado Started para esa persona, turno o modo de pedido. Puedes:

Abrir el corte de caja existente y aprobarlo, o
Pedirle a un gerente que lo revise y lo complete desde la lista de cortes de caja

El corte de caja muestra $0 o ninguna cuenta

Posibles causas:

No hay cuentas cerradas para ese turno o fecha
Las cuentas se cerraron antes del registro de entrada y quedan fuera del periodo de la hora de trabajo
Las cuentas están excluidas del corte de caja
Las cuentas ya pertenecen a otro corte de caja

Qué hacer: Confirma que las cuentas estén cerradas, asignadas al dueño o modo de pedido correcto y que aparezcan en el turno correcto. Revisa la lista de turnos en la pantalla de Cash Out para ver qué turnos tienen cuentas abiertas.

El efectivo que debe el empleado se ve mal

Revisa:

Que todas las cuentas del turno estén cerradas e incluidas
Que estén registradas en el POS las salidas de efectivo, entradas de efectivo, propinas pagadas y propinas recibidas
Si "remove cash minus" está activado (cambia la fórmula)
Si las Cash tips se modificaron manualmente o se calcularon a partir de los pagos

No se puede aprobar: se requiere PIN

El usuario no tiene el permiso Cash-out Approval. Un gerente con permiso, o un PIN de gerente válido, debe aprobarlo (a menos que la sucursal haya desactivado el PIN para el corte de caja).

"Tips Declared cannot be less than CC Tips"

En las versiones compatibles del POS, las propinas declaradas no pueden ser menores que las propinas con tarjeta de crédito. Aumenta las propinas declaradas para que al menos igualen las propinas con tarjeta.

Cuentas abiertas que bloquean el cierre del día

Si force close checks on cashout está activado, al iniciar un corte de caja es posible que se cierren automáticamente las cuentas abiertas. Si no, el personal debe cerrar o transferir las cuentas antes de hacer el corte de caja.

Cuentas que faltan en la conciliación / "uncashouted checks"

Hay cuentas cerradas que todavía no tienen un corte de caja asignado. El personal debe completar y aprobar los cortes de caja de esa fecha del negocio. Revisa la lista de cuentas sin corte en Cash Management.

Corte de caja atorado en Started con totales incorrectos

Si la creación se interrumpió, al volver a abrir el mismo corte de caja en Started se deberían recalcular sus totales. Si los totales siguen viéndose mal, un gerente puede revisarlo desde la lista de cortes de caja y asegurarse de que todas las cuentas estén cerradas. Si el problema continúa, comunícate con el soporte de Katalyst.

Corte de caja por modo de pedido: el personal no aparece

El personal debe tener una hora de trabajo activa y estar vinculado al modo de pedido. Es posible que no aparezcan los usuarios que solo están asignados al modo pero no han registrado su entrada.

La salida automática aprobó un corte de caja sin esperarlo

Auto cashout on auto clockout crea y aprueba cortes de caja durante la salida programada. Desactívalo en la configuración si la sucursal quiere solo cortes de caja manuales.

El recibo no se imprimió

Confirma que el servidor de impresión esté activado y que haya una impresora predeterminada asignada al dispositivo o al restaurante. Es posible que puedas volver a imprimirlo desde el historial de trabajos de impresión en el Back Office.

Transferencia de cuenta activa al iniciar el corte de caja

Si el empleado tenía una transferencia de cuenta pendiente, el sistema puede rechazar automáticamente la transferencia para que el corte de caja pueda continuar. Verifica a quién pertenecen las cuentas después del corte de caja.

Lista de verificación de fin de turno (para el personal)

Todas las cuentas cerradas (o la opción de cierre forzado entendida)
Salidas de efectivo, entradas de efectivo y propinas pagadas registradas en el POS
Corte de caja iniciado para la fecha y el turno correctos
Totales revisados; propinas en efectivo / comentarios ingresados
Corte de caja aprobado (por ti o por un gerente)
Recibo impreso; efectivo de Employee Cash Owed entregado
Registra tu salida

Lista de verificación de cierre del día (para gerentes)

Todos los cortes de caja del personal aprobados
Cortes de caja por modo de pedido completados, si se usan
Ninguna cuenta sin corte en la conciliación (o solo las aceptables)
Cash Management / Reconciliation ejecutado para la fecha del negocio
Exportación de Cash Owed revisada, si se requiere

Glosario

Término	Definición
Cash Out	Reporte de cierre de turno de un empleado o de un modo de pedido (corte de caja)
Employee cash owed	Efectivo que el empleado le debe al restaurante después del turno
Started	Corte de caja en curso
Approved	Corte de caja finalizado
Order Mode	Canal de pedidos compartido (por ejemplo, para llevar, en línea)
Pay In / Pay Out	Depósitos y retiros del cajón registrados en el POS
Reconciliation	Reporte de gestión de efectivo del cierre del día que suma los cortes de caja aprobados

Esta guía refleja el comportamiento del producto en la plataforma Katalyst POS. Los nombres exactos de menús y permisos en tu implementación pueden variar un poco. Comunícate con tu equipo de cuenta para la configuración específica de tu sucursal.