Comida en la oficina: 66% asiste el martes, 56% en la semana

Una comida fija para una oficina es la cuenta que todo vendedor de catering quiere. El mismo cliente, la misma dirección, cada semana, sin propuesta que reescribir. También es la cuenta que la mayoría de los caterers cotiza mal, porque la cotiza como un solo evento repetido cinco veces: un número de personas, un precio, de lunes a viernes.

Las oficinas ya no funcionan así, y los datos publicados sobre asistencia a la oficina muestran exactamente qué tan lejos queda un número fijo de personas.

Cotiza por día de la semana

Kastle Systems mide la asistencia a la oficina con las pasadas de tarjetas de acceso en diez ciudades de Estados Unidos. En la semana que terminó el 21 de octubre de 2026, su barómetro promedió 56.1% de los niveles previos a la pandemia. El día pico, el martes, llegó a 66.1%.

La diferencia entre ciudades es más amplia que la nacional. Austin promedió 77.3% en la semana y llegó a 92.9% el miércoles. Nueva York promedió 69.9% y llegó a 85.6%. Filadelfia promedió 42.3%.

Así que un pedido fijo calculado con el número del martes le da de comer a una oficina que no está ahí el lunes ni el viernes. O el cliente paga sillas vacías y lo nota para la tercera semana, o tú recortas el número cada viernes en la mañana y te comes el costo de la comida. Cotiza el programa por día y pon los números de cada día en el contrato.

Qué compran los clientes corporativos

La fuente más grande sobre pedidos para centros de trabajo es ezCater, que vende la plataforma, así que tómalas como cifras de un proveedor. Sus datos de mayo de 2026:

• El pedido promedio para un centro de trabajo fue de $430 para 26 personas, unos $16.54 por persona.
• 30% de los pedidos llegó con menos de 24 horas de aviso.
• 38% de los empleados recibe comida pagada por su empleador a diario o cada semana.
• 96% de los centros de trabajo pidió a un restaurante nuevo para ellos en 2025.

Dos de esas cifras importan para un programa fijo. Una regla de pedido con 48 horas de anticipación rechaza casi un tercio del mercado de pedidos sueltos, lo cual es una razón para asegurar los recurrentes. Y los clientes rotan de restaurante todo el tiempo. Un pedido fijo es un contrato contra esa rotación, así que redáctalo como tal.

Cómo se ven los términos publicados

Las cadenas nacionales varían por tienda. En los listados de los marketplaces, Chipotle muestra mínimos de $75 y sweetgreen de $50, con cargos por cancelar dentro de 24 horas de 25% en algunas tiendas y de 100% en otras.

La cláusula que ZeroCater hace bien

La política publicada más útil que encontré no es de un caterer. Es la de ZeroCater, una empresa que administra la comida de oficinas, para sus propios clientes:

• Cancela o reduce antes de las 2 p.m. dos días hábiles antes: sin cargo.
• Antes de las 2 p.m. un día hábil antes: 50%.
• Después de eso: 100%.
• Los pedidos de 300 o más se recorren un día hábil antes.

Dos detalles hacen que funcione. Las reducciones en el número de personas se cobran con el mismo calendario que las cancelaciones, lo que cierra el hueco de "recortar treinta personas la noche anterior". Y cuando una fecha límite cae en un día festivo, se adelanta un día hábil; Thanksgiving (Día de Acción de Gracias) y el día siguiente están en la lista. Copia los dos en tus términos de pedidos fijos.

El cargo por entrega no es la propina del repartidor

Martin's lo dice en una línea: "El cargo por entrega es un cargo por servicio y no es propina para los repartidores". Los clientes suelen suponer lo contrario, no dejan propina, y tu repartidor se entera en la cuarta entrega. Di qué cubre el cargo y si se espera propina. La redacción también importa para los impuestos, como muestra el artículo sobre el impuesto sobre las ventas en catering.

Lo que cuesta un marketplace en el mismo pedido

Si el pedido fijo pasa por un marketplace, las cuentas cambian. Las tarifas publicadas de ezCater son una comisión de 15% sobre la comida y los cargos por entrega, más 2.99% de procesamiento de tarjetas. En un pedido de $430 eso son unos $77.50, alrededor de 18% del pedido, antes de pagarle a un repartidor. El artículo sobre comisiones de marketplaces lo explica a detalle. Las demás plataformas no publican sus tarifas del lado del restaurante.

Ese es el verdadero argumento para pasar a un cliente recurrente a un contrato directo: la misma comida, 18 puntos mejor, con términos que tú escribiste.

Los términos que nadie publica

No encontré ni un solo caterer en Estados Unidos que publique un volumen mínimo semanal, un periodo de precio fijo o un calendario de días festivos para pedidos fijos. Se negocian, lo que significa que tú los escribes. Esto es lo que yo pondría:

• Números base por día, con un rango que cada día puede moverse sin cargo.
• Un precio fijo por un plazo definido, normalmente un trimestre, con la fecha en que aplica tu siguiente precio.
• El calendario de días festivos, acordado por adelantado, para que una oficina cerrada no se vuelva un pleito por cancelación.
• La fecha límite para cambios en horas y días, con la misma regla para cancelaciones y reducciones.
• El cargo por entrega y lo que cubre, y la política de propinas.
• Facturación y condiciones de pago. El artículo sobre el alta como proveedor explica lo que te van a pedir los clientes grandes.

Lo que no te voy a dar

Las comisiones de las plataformas que no las publican. Circulan cifras; ninguna viene de las plataformas.

El porcentaje de empleadores que les dan de comer a sus empleados. La última cifra de una encuesta amplia de recursos humanos que encontré es de 2018.

Términos estándar de precio fijo. No hay ninguno que citar.

Qué hacer

1. Saca un mes de números de pedidos por día de la semana antes de cotizar un programa fijo.
2. Escribe los números por día, no como un solo número de personas.
3. Cobra las reducciones como cancelaciones, con un calendario explícito.
4. Acuerda el calendario de días festivos al firmar.
5. Nombra bien el cargo por entrega y di si los repartidores reciben propina.
6. Pasa a los clientes recurrentes de marketplace a un contrato directo cuando la relación lo permita.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de catering que maneja pedidos recurrentes y números por día. La decisión que protege la cuenta es la cláusula de cancelación, y esa es una frase que escribes una sola vez.

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