La deducción de $25 por regalo no ha cambiado desde 1962

Es la primera semana de noviembre, y la gerente de oficina que en septiembre contrató contigo la fiesta de fin de año de su empresa te llama con un segundo pedido: 80 cajas de galletas para los clientes de la compañía, enviadas antes de las fiestas. Luego viene la pregunta que oía cada año como directora de ventas: "¿Puedes dejar cada una en $25? Es lo que podemos deducir".

Tiene razón casi por completo, y la forma en que armes la cotización decide cuánto de lo que gasta queda del lado correcto de esa línea. La regla es ley fiscal federal, y la cifra de $25 es más vieja que la mayoría de las personas que preguntan por ella. Nada de esto es asesoría fiscal; es la regla publicada, y su contador tiene la última palabra sobre su declaración.

El tope de $25 es de tu cliente, y viene de 1962

La sección 274(b)(1) del Internal Revenue Code (el código fiscal federal) permite que un negocio deduzca como máximo $25 en regalos de negocios por destinatario por año fiscal. El Congreso agregó la sección 274 con una ley firmada el 16 de octubre de 1962, y la ley sigue diciendo $25 a noviembre de 2026. No se ajusta por inflación.

Para darte una idea, con el índice de precios al consumidor del Bureau of Labor Statistics (BLS, la oficina federal de estadísticas laborales), $25 de octubre de 1962 equivalen a unos $277 en dólares de septiembre de 2026. Es aritmética sobre la misma serie que usa la calculadora de inflación del BLS, así que tómalo como aproximado.

Vas a oír que el límite ahora es de $75, o de $100. No encontré ninguna ley ni proyecto pendiente que lo diga. La última propuesta concreta que encontré fue la S.1827 de 2015, que habría ajustado el tope por inflación; nunca se aprobó. La ley fiscal de 2025, la One Big Beautiful Bill Act, cambió las reglas de comidas de la sección 274(o) y dejó el tope de regalos como estaba.

El tope limita la deducción de tu cliente, no tu venta. Puedes vender una canasta de $80; el comprador simplemente no puede deducirla completa.

El tope cuenta personas, no cajas

El límite es por destinatario por año, sumando todo. La Publicación 463 del IRS lo dice así: "no más de $25 en regalos de negocios que des directa o indirectamente a cada persona". Dos regalos de $20 a la misma persona en un año dan una deducción de $25, no de $40.

Mandar las cajas a la dirección de una empresa no le da la vuelta si están pensadas para personas concretas. El ejemplo de la Pub. 463: un vendedor le regala a una empresa local tres canastas gourmet de $80 cada una, $240 en total, y tres ejecutivos de la empresa se las llevan a casa. La deducción es de $75, o sea $25 por tres. De ese ejemplo sale la mayoría de las afirmaciones sobre un "límite de $75".

El reglamento del Tesoro traza la línea también desde el otro lado. Un regalo a una empresa pensado para un empleado o dueño en particular es un regalo indirecto a esa persona. Un regalo para "algún miembro no designado de un grupo grande" por lo general no lo es, a menos que el destinatario sea razonablemente fácil de identificar. Una charola para toda la oficina se lee distinto que cuarenta cajas con cuarenta nombres. De qué lado cae el pedido de tu cliente es una pregunta para su contador.

Hay dos detalles más que salen cuando los compradores preguntan:

• Las tarjetas de regalo para clientes cuentan para los $25 de ese cliente por su valor nominal, hasta donde leo la ley. La Pub. 463 no habla directamente de tarjetas de regalo, así que eso es una inferencia mía.
• Los regalos al propio personal del cliente siguen otras reglas. La Publicación 15-B del IRS trata las tarjetas de regalo y los equivalentes de efectivo para empleados como salario, "sin importar lo poco que sea". El artículo sobre bonos de fin de año cubre ese lado.

La comida empacada es un regalo, y la caja y el envío no cuentan

Hay dos reglas que hacen que la comida encaje bien aquí.

Primero, la comida empacada queda fuera de la categoría de entretenimiento. Cuando algo podría ser regalo o entretenimiento, por lo general se trata como entretenimiento. La comida empacada es una de las excepciones. La Pub. 463 dice que si le das a un cliente "alimentos o bebidas empacados que esperas que el cliente use más adelante, trátalos como regalo". Eso importa porque el entretenimiento es 0% deducible desde 2018. Una caja de galletas permite deducir hasta $25. Las entradas a un partido al que el cliente va contigo no permiten deducir nada.

Segundo, los costos incidentales quedan fuera de los $25. Según el reglamento del Tesoro 1.274-3 y la Pub. 463, el empaque, el seguro y el envío por lo general no se cuentan en el costo del regalo. La Pub. 463 menciona la envoltura de regalo como costo incidental.

El límite de esa regla: "Un costo es incidental solo si no agrega un valor sustancial al regalo". El propio ejemplo del IRS es una canasta decorativa para empacar fruta. Si el valor de la canasta es sustancial comparado con la fruta, forma parte del regalo. Una caja de envío sencilla es incidental. Una lata de recuerdo impresa con el logo del cliente podría caer de cualquier lado.

Aquí es donde tu factura hace el trabajo. Si la comida, el empaque y la entrega llegan como una sola cifra, el comprador tiene que reconstruir después qué parte era incidental. Si van en líneas separadas, la división ya está en papel.

Lo que las cajas de regalo publicadas dejan por encima de la línea

Los programas de regalos de panaderías que revisé en su mayoría cobran más de $25. Esto es lo que algunos precios publicados de 2026 dejan por encima del tope, suponiendo que es el único regalo que esa persona recibe del cliente ese año:

La página corporativa de Greyston lista el envío por USPS Ground aparte, a $8.45, $12.50 o $15.00 según el valor del regalo. Ese es el hábito correcto: el envío en su propia línea por lo general queda fuera de los $25. Greyston pone precio a sus latas como producto terminado, sin una cifra aparte para la lata. Si una lata decorativa es empaque incidental es justo la pregunta del "valor sustancial", y cuando su precio va metido en el producto, el comprador no tiene nada en papel que mostrar.

El catálogo de negocios de invierno 2026 de Zingerman's tiene una sección entera de regalos de menos de $50 por destinatario. Que un vendedor de ese tamaño organice su catálogo así sugiere que muchos compradores corporativos empiezan con un presupuesto por destinatario.

Así que yo armaría tres niveles:

1. Un nivel de $25, donde la comida sume $25 o un poco menos, con el empaque y la entrega en sus propias líneas.
2. Un nivel medio de $30 a $50, para compradores que trabajan con un presupuesto por destinatario.
3. Un nivel premium para el comprador que está invirtiendo en la relación y ya sabe que la deducción se detiene en $25.

No vendas el primer nivel como "totalmente deducible". Que lo sea depende de todo lo demás que el cliente le haya regalado a esa persona ese año, y eso no lo puedes ver.

El impuesto sobre las ventas sigue a la caja

Cuando los regalos se envían a los clientes de tu cliente, la pregunta del impuesto sobre las ventas viaja con ellos. La ley de Washington sobre el lugar de la venta, RCW 82.32.730, ubica una venta que no se recoge en el lugar donde la recibe "el comprador o el donatario del comprador". El donatario es quien recibe el regalo. Envía 80 cajas a 80 direcciones y puedes tener más de una respuesta fiscal en un solo pedido.

La comida tampoco está exenta en automático. El Departamento de Ingresos de Minnesota dice que los dulces pagan impuesto, que las charolas para fiestas pagan impuesto como comida preparada, y que las canastas de regalo con comida siguen las reglas de transacciones combinadas: pagan impuesto si los artículos gravables son más del 50% del precio de compra o de venta. El artículo sobre el impuesto sobre las ventas en catering cubre cómo tratan los estados la entrega y otros cargos. Revisa el tuyo antes de cotizar el envío en pedidos de regalos.

Pide la lista de destinatarios, con direcciones, al cerrar el pedido. Cumple dos funciones. La necesitas para enviar y para ubicar el impuesto, y la Pub. 463 dice que una lista general de destinatarios basta como registro cuando es evidente que el cliente no intenta saltarse el límite de $25. Devuelve esa lista con la factura y ya le hiciste parte de la contabilidad al cliente.

Lo que piden los programas publicados, y cuándo

Los cinco programas de regalos que leí en su mayoría coinciden en cifras parecidas:

• Programas que se ofrecen desde unos 10 destinatarios. La página de Levain va de 10 regalos a 1,000, y las latas personalizadas de Greyston tienen un mínimo de 10 latas. Baked by Melissa es la excepción: su mínimo para envío es un paquete de 25.
• Descuentos por volumen desde unos $1,000. Milk Bar publica 10% de descuento en pedidos de regalos al mayoreo de $1,000 o más. La oferta de pedido anticipado de Greyston para 2026, en pedidos hechos a más tardar el 17 de noviembre, es de 15% de descuento, o 20% en pedidos de $1,500 o más, o personalización con logo gratis a partir de $3,000. Las ofertas no se combinan y se calculan sobre el subtotal de la mercancía antes del envío.
• Una fecha límite para pedidos anticipados. El 17 de noviembre de Greyston fue la única fecha límite de pedido que encontré en estas páginas.
• Más tiempo de anticipación en temporada. Baked by Melissa necesita los pedidos corporativos cerrados 3 días hábiles antes de la entrega la mayor parte del año, y 7 días hábiles en noviembre y diciembre. Zingerman's dice que las notas de regalo personalizadas quedan listas para enviarse el mismo día, las etiquetas personalizadas para repostería salen en una semana y las cajas de madera grabadas en dos.

Del lado de las paqueterías, las fechas de envío recomendadas por el Servicio Postal para que lo enviado llegue en Navidad de 2026 dentro de los estados contiguos de EE. UU. se reportaron como el 17 de diciembre para Ground Advantage, el 18 de diciembre para Priority Mail y el 19 de diciembre para Priority Mail Express. Calcula hacia atrás desde ahí, y luego suma tus días de producción y el tiempo que tarda un comprador corporativo en aprobar una prueba del logo. Si el área de compras tiene que darte de alta como proveedor antes de emitir una orden de compra, empieza eso en paralelo; el artículo sobre el alta como proveedor explica lo que implica.

Lo que no te voy a dar

El tamaño del mercado de regalos corporativos. La cifra de Estados Unidos más citada que rastreé viene de un estudio de 2022 que Coresight Research hizo con GiftNow, un proveedor de regalos. Yo no planearía un programa con base en esas cifras.

Lo que ganan los restaurantes con los programas de regalos. No encontré ninguna fuente creíble sobre márgenes o volúmenes en pedidos corporativos de regalos de restaurantes.

Las fechas límite de fin de año de UPS y FedEx. No pude confirmar las fechas de 2026 de ninguna de las dos.

Qué hacer

1. Desglosa cada pedido de regalos: comida, empaque y entrega en líneas separadas.
2. Arma un nivel con la comida en $25 o justo por debajo, y di con claridad qué incluye.
3. No prometas que es deducible. Dile al comprador que el tope es de $25 por destinatario por año y mándalo con su contador para lo demás.
4. Pide la lista de destinatarios con direcciones al cerrar el pedido, para el envío, para ubicar el impuesto y para los registros del cliente.
5. Revisa el impuesto sobre las ventas según el destino, sobre todo en dulces y canastas mixtas.
6. Publica una fecha límite de pedido calculada hacia atrás desde las fechas de envío de las paqueterías y tu tiempo para el logo.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de catering que genera facturas y cobra anticipos. Separar líneas en una factura no requiere un software especial. Requiere una decisión, tomada antes de que llegue el primer pedido de regalos: que la caja y el envío nunca queden escondidos en el precio de la comida.

Productos de Katalyst relacionados

• Conoce la gestión de catering de Katalyst