El contrato del fotógrafo decide cuántos platos sirves

Un restaurante que lleva un año haciendo entregas de catering corporativo decide aceptar bodas. El dueño ve el precio por persona que cotiza el caterer de la otra cuadra, lo compara con su propio costo de alimentos y concluye que las bodas son el mismo negocio con más margen.

No son el mismo negocio. Yo he vendido unas 130 bodas por temporada durante nueve años, y la diferencia entre esos dos números no es margen. Es una lista de obligaciones que llegan con el evento, y la mayoría está escrita en documentos que tú no redactaste. La mejor prueba que puedo enseñarte no viene de un caterer.

Una universidad cobra $1,000 extra, solo por ser boda

Wisconsin Union publica su política de catering. Dentro hay un cargo fijo de $1,000 "Large Event Special Service Fee" que se suma a toda recepción de boda, y el documento dice para qué es: "the increased amounts of labor involved in servicing these events, extra equipment, and earlier room preparation times" (la mayor cantidad de trabajo que exigen estos eventos, equipo adicional y tiempos de preparación del salón más tempranos).

Es una institución sin fines comerciales, sin incentivo de venta, dejando por escrito que una boda cuesta más operar que el almuerzo corporativo que atendió esa misma semana. Si vas a cotizar tus primeras bodas con la matemática de tus entregas, empieza por ahí.

El número de invitados no es la lista de invitados

Este es el que sorprende a todo restaurante nuevo en bodas. La pareja te dice 120 invitados. Vas a servir más de 120 platos, y la razón está en contratos entre la pareja y sus otros proveedores.

Los contratos de los fotógrafos lo exigen de forma rutinaria. Una cláusula publicada dice: "you agree to provide one (1) hot meal for each member of the Photographer's team present at the Wedding" (te comprometes a dar una comida caliente a cada integrante del equipo del fotógrafo presente en la boda). Una versión más estricta que circula rechaza el plato reducido y le pone precio al incumplimiento: los proveedores "are to be fed the same meals as the wedding guests", y "if this provision is not met, you agree to pay $100 per photographer and staff".

Así que la pareja llega a tu degustación ya obligada a alimentar a un fotógrafo, un segundo fotógrafo, un videógrafo, un DJ, una planner y quizá un asistente. Nadie contó a esas personas cuando te dijeron 120.

Los caterers lo resuelven de dos maneras, ambas documentadas:

• Una tarifa fija de proveedor. Sardi's Catering cobra $25 por proveedor, que cubre "the main entrée and a beverage" (el plato fuerte y una bebida).
• Un descuento sobre el menú de invitados. El campo de golf de la Universidad de Michigan cobra las comidas de proveedores a "a 10% discounted rate from the menu options chosen by the client".

Cualquiera de las dos se sostiene. Lo que no se sostiene es dejarlo fuera de la propuesta, porque la pareja va a suponer que esos platos son gratis y tú los vas a cocinar igual. Pon una línea en el estimado con un número y una cantidad, aunque la cantidad sea un estimado.

La elección de menú que le pone precio a todo el salón

La elección de plato fuerte es donde una boda deja de ser un precio fijo por persona, y las políticas publicadas son directas:

• Wisconsin Union: los menús emplatados incluyen dos opciones de plato fuerte más un menú infantil. Cada opción adicional cuesta "$2 per person plate fee, multiplied by the entire guest count". Y si los vegetarianos superan el 20% del total, ese cargo por plato adicional también se aplica a todos los invitados.
• Universidad de Michigan: "An additional $3.00 per person, per additional entree will be charged when more than 3 entrees are chosen."

Léelo con calma. El recargo no es por vegetariano. Es por invitado, en todo el salón, y lo dispara un umbral que la pareja cruza tratando de ser considerada. Así es como se debe cobrar, porque el costo de cocina de un tercer plato fuerte es una tercera línea de producción, no treinta porciones extra.

Si no escribes nada más en tu primer contrato de boda, escribe cuántas opciones de plato fuerte están incluidas y cuánto cuesta otra.

El reloj es una cláusula del contrato

Una entrega corporativa termina cuando la camioneta se va. Una boda no, y los documentos reales lo manejan con topes duros en vez de tarifas por hora:

• UMich: "All menus are based upon a 90-minute service period. Food items will be removed at the end of the service period."
• Wisconsin Union: 2.5 horas continuas de servicio de alimentos, con tiempo adicional disponible a la venta.
• Wisconsin Union otra vez, sobre inicios tardíos que no son culpa del caterer: más de 30 minutos tarde "may result in a surcharge of 5% of the final bill"; más de una hora, 10%.

Busqué un contrato de venue que fijara una tarifa por hora de tiempo extra y no lo encontré. Todos los documentos reales que obtuve usan un recargo porcentual, un tope duro, o cobro por persona de staff cada media hora. El consejo popular de "cobra $500 la hora extra" no tiene detrás ningún contrato que yo pueda mostrarte. Un recargo atado a la cuenta final es más fácil de aplicar y más fácil de explicar a las 10 de la noche.

La barra tiene cuatro modelos, no tres

Las guías para consumidores describen barra libre, barra de pago y consumo. En las políticas reales hay un cuarto, y es el que te protege:

El mínimo garantizado. Wisconsin Union opera las barras "on the premise that sales will generate at least $150 per hour per bartender", y si no lo generan, el cliente paga la diferencia. UMich hace el espejo: $100 de cargo por montar cada barra, exento si las ventas llegan o superan $350, y barra de pago a $100 la primera hora más $25 por hora adicional, con esa tarifa por hora exenta si las ventas promedian $100 por hora por barra.

El resto de la política de barra de UMich vale como lista de verificación, porque cada línea es una decisión que si no, tomarás durante el evento: servicio de barra máximo 4 horas, que termina una hora antes del evento y nunca después de medianoche; solo cerveza, vino y destilados, sin shots ni jarras; máximo 1½ oz de licor por trago preparado; no más de dos tragos por invitado a la vez; bartenders certificados.

Y la restricción que define si estás en el negocio de la barra: la licencia es por evento, no solo por negocio. La regla de Georgia exige que el caterer tenga una licencia estatal de venta al público, más una licencia local de bebidas alcohólicas, más un permiso local de evento de catering, y que avise por escrito al Commissioner al menos cinco días hábiles antes de cada evento. No contempla que un caterer sin licencia sirva el alcohol del anfitrión.

Revisa tu estado, porque los modelos cambian. Pero revísalo antes de cotizar un paquete de barra, y recuerda que las pólizas de responsabilidad civil general excluyen los reclamos por alcohol, así que la cobertura de licor va aparte.

El cargo por cortar el pastel que todos llaman abuso

El cargo por cortar el pastel tiene mala fama, y los contratos muestran por qué sobrevive. 12Eleven Catering cobra $100 fijos y detalla qué incluye: "cutting of the wedding cakes (wedding cake and grooms cake)… disposable plates, forks and white beverage napkins". El cliente pone el envoltorio para lo que sobra. UMich cobra $2.50 por persona y permite el pastel de boda externo como una de solo dos excepciones a su regla de no ingresar alimentos.

Cobrado por rebanada y sin explicación, se lee como un peaje sobre un pastel que no vendiste. Cobrado como tarifa fija con los platos, los tenedores y las servilletas en la lista, se lee como lo que es. El mismo dinero, una conversación completamente distinta. He tenido las dos.

Degustaciones: cobra y luego acredita

Cuatro políticas publicadas, un mismo patrón:

Cobra la degustación, acredítala al firmar y limita el número de personas por escrito. Cuatro es suficiente; seis es una cena que estás cocinando gratis.

Lo que no te voy a dar

Un precio por persona. Las dos cifras nacionales más citadas se contradicen por el doble y miden cosas distintas. El Real Weddings Study de The Knot pone el catering de bodas en $80 por persona; la guía de costos de WeddingWire, de la misma empresa matriz, reporta $40 por persona emplatado y $27 en buffet, a partir de gastos reportados en reseñas. Una se deriva del total de alimentos y bebidas; la otra, de una sola línea de proveedor. Cita la que quieras, dí cuál es y dí qué mide.

Una comparación de costo entre emplatado y buffet. Las proporciones de personal que circulan —un mesero por cada 8 a 10 invitados emplatado, un encargado por cada 25 a 40 en buffet— son consistentes entre fuentes y no se apoyan en ningún estudio publicado. El servicio familiar y las estaciones no tienen documentación de costo alguna.

Un rango para el cargo del pastel. Las cifras reportadas van de $1.50 por persona a $5 o más por rebanada, y no cuadran entre sí.

Qué hacer antes de tu primera boda

1. Agrega una línea de comidas de proveedores a cada propuesta, con cantidad y precio. Pregunta en la degustación qué exigen los contratos de los demás proveedores.
2. Indica cuántas opciones de plato fuerte están incluidas, cuánto cuesta otra, y que el cargo aplica por invitado.
3. Pon la ventana de servicio en el contrato y dí qué pasa si la pareja empieza tarde.
4. Elige un modelo de barra y un mínimo, y confirma la licencia por evento de tu estado antes de cotizar cualquier cosa con alcohol.
5. Detalla el cargo del pastel. Platos, tenedores, servilletas, mano de obra.
6. Cobra las degustaciones y acredítalas al firmar.

Aviso: trabajo en Katalyst, que vende software de catering, y pasé años manejando bodas con una hoja de cálculo, una herramienta de propuestas y un control de anticipos aparte que coincidían entre sí una vez al mes. El software ayuda a contar. No va a escribir por ti la cláusula del plato fuerte, y ahí es donde está el dinero.

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