Un apagón excusó a un salón, no su anticipo de $10,578

Es miércoles, el pronóstico para el evento al aire libre del sábado pasó de "posibilidad de lluvia" a una mancha roja, y el cliente está al teléfono haciendo la pregunta que todo contrato debería responder y que la mayoría no responde: si cancelamos, ¿qué nos regresan?

La respuesta honesta depende de tres cosas: lo que tu contrato dice sobre el clima, si alguien con autoridad de verdad ordena detener el evento y lo que ya gastaste. Esto es lo que dicen los contratos publicados y los tribunales sobre cada una.

La fuerza mayor es un escudo, no una caja fuerte

El caso más útil que encontré es una boda en Nueva Jersey de 2002. A menos de 45 minutos de empezar una recepción en agosto, un apagón en toda la zona obligó a cerrar el salón. La pareja había pagado por adelantado $10,578. El contrato del salón lo eximía de cumplir en caso de "un caso fortuito (por ejemplo, inundación, falla eléctrica, etc.)".

El tribunal de apelaciones en Facto v. Pantagis estuvo de acuerdo en que el salón quedaba eximido: no se le podía demandar por daños. Pero resolvió que el tribunal de primera instancia "se equivocó al permitir que el salón de banquetes se quedara con el pago completo". La pareja recuperó su dinero, menos el valor del servicio que sí se prestó.

Esa es la regla general. Una cláusula de fuerza mayor (force majeure) protege a la parte que no puede cumplir de pagar daños. No le permite quedarse con el dinero de algo que no entregó, a menos que el contrato lo diga con palabras claras.

La lluvia por lo general no es fuerza mayor

El clima que hace un evento menos agradable es distinto del clima que lo hace imposible. Los tribunales leen las cláusulas de fuerza mayor de forma estricta, y los comentaristas coinciden en que la lluvia común no califica a menos que el contrato la nombre. No encontré un caso en Estados Unidos que lo resuelva de forma directa, así que tómalo como el consenso y no como un fallo.

El principio relacionado sí tiene un caso detrás. Después del 11 de septiembre, un promotor canceló un evento grande en un resort de Hawái y alegó fuerza mayor. Un tribunal federal resolvió que una cláusula "no excusa el cumplimiento por inconveniencia económica ... aun cuando las condiciones económicas sean producto de un evento de fuerza mayor". La versión del organizador: "Una asistencia baja no es fuerza mayor; es attrition".

Lo que dicen los contratos publicados de las sedes

Los contratos reales que encontré manejan el clima de tres formas.

• Reprogramar, no reembolsar. Una sede municipal en Newport, Rhode Island, permite reprogramar el evento "sin penalidad" después de un caso fortuito. Pero "las cancelaciones de último minuto del sitio al aire libre por mal clima no se considerarán para reembolso". Y si la propia sede no puede cumplir, "se devolverá el anticipo completo". La obligación corre en una sola dirección.
• La sede cancela y se queda con el anticipo. El arboreto de JMU se reserva el derecho de cancelar dentro de 48 horas si el National Weather Service (el servicio meteorológico nacional) emite un aviso, y reembolsa todo "sin incluir el anticipo de reservación" de 20%. Los clientes deben "asegurar una ubicación alterna".
• Reembolso solo con una orden oficial. Una sede con jardín en Outer Banks, Carolina del Norte, reembolsa la renta de carpas dentro de los 14 días previos solo cuando hay "una evacuación obligatoria vigente el día del evento", no un pronóstico ni una vigilancia, y aun así reembolsa 80%.

El último es el modelo más claro que he visto. Ata el reembolso a un hecho que no depende del criterio de ninguna de las dos partes.

Órdenes contra avisos

Cuando el humo de los incendios forestales cubrió Nueva York en junio de 2023, el estado emitió avisos de calidad del aire. Los zoológicos cerraron y se pospuso un partido de los Yankees. Pero la ciudad les dijo a los organizadores que podían seguir adelante con los eventos al aire libre del fin de semana. No se ordenó cerrar nada.

Esa distinción importa para los contratos. Los casos de bodas durante el COVID en los que se devolvieron anticipos giraron en torno a órdenes ejecutivas que hacían ilegales las reuniones. Un aviso, por alarmante que sea, normalmente deja el evento como legal, y es probable que una cláusula que se activa con una "orden gubernamental" no aplique. Algunas universidades publican sus propios límites de calidad del aire para eventos al aire libre, 150 o 200 en la escala AQI (índice de calidad del aire), pero son decisiones suyas, no requisitos legales.

Un punto más, de un caso federal de apelación de 2024 sobre una conferencia de hotel cancelada: si la cancelación estaba justificada se juzga "con base en los hechos disponibles en ese momento", no según cómo resultaron después el clima o las restricciones.

El seguro cubre menos clima de lo que creen los clientes

El seguro de cancelación de eventos ayuda, con límites. La página de la póliza de bodas de Markel dice que "la tormenta eléctrica promedio de verano no estaría cubierta", y cubre el clima "lo bastante extremo para impedir que el festejado o la mayoría de los invitados" asistan. La póliza debe comprarse "al menos 15 días antes del pronóstico de la amenaza de clima extremo"; la misma página también dice 14. Y una vez que un huracán tiene nombre, los corredores dicen que una póliza nueva lo va a excluir. Un programa comercial excluye las tormentas con nombre de junio a noviembre en los estados del Golfo y del sur del Atlántico, a menos que se compre con bastante anticipación.

Las primas más bajas empiezan alrededor de $130. Es lo bastante barato para recomendárselo por escrito a todo cliente de eventos al aire libre, lo que además demuestra que lo mencionaste.

Quién se queda con qué

En resumen:

• Tú no puedes cumplir por tus propias razones: el anticipo se devuelve, y el cliente puede reclamar costos adicionales.
• Ninguna de las partes puede cumplir por un verdadero evento de fuerza mayor o por una orden: al cliente se le devuelve el dinero, menos lo que ya entregaste, a menos que el contrato diga claramente otra cosa.
• El cliente cancela por el pronóstico: aplica tu escala de cancelación. El artículo sobre garantías explica qué tan exigibles son.

Las cláusulas que yo escribiría

1. Una fecha límite para decidir, por ejemplo 48 horas antes, y quién toma la decisión.
2. Un plan de lluvia con precio, incluida la carpa. El artículo sobre carpas cubre los permisos y los calentadores.
3. Un detonante de reembolso atado a un acto oficial, una orden de cierre o de evacuación, no un pronóstico.
4. Un crédito para reprogramar con un plazo, para el clima que es malo pero legal.
5. Los costos ya gastados, como la comida perecedera pedida y el personal contratado, que te quedas tú y que quedan listados como tales.
6. Una recomendación por escrito de asegurar el evento, con la fecha en que la hiciste.

Lo que no te voy a dar

Un caso en Estados Unidos que resuelva que la lluvia no es fuerza mayor. El principio se repite mucho; no encontré ningún fallo.

Una fecha límite estándar para el seguro. Las fuentes dicen 10, 14 y 15 días.

Un umbral de calor que cancele eventos. No encontré ninguno en la ley de Estados Unidos.

Qué hacer

1. Lee tu cláusula de clima antes de la próxima reservación al aire libre.
2. Separa "cancelar" de "reprogramar" en el contrato.
3. Ata los reembolsos a órdenes oficiales, no a pronósticos.
4. Lista tus costos hundidos para que el reembolso los descuente.
5. Recomienda el seguro por escrito, al menos dos semanas antes del evento.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de catering que mantiene juntos los contratos, los anticipos y las fechas de los eventos. La cláusula de clima no es una función del software. Es el párrafo que vas a desear haber escrito antes de que cambiara el pronóstico.

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