Un almuerzo le cuesta $19 al asistente federal, no tu precio

El año fiscal federal empieza hoy, y con él llega un nuevo juego de tarifas de per diem (viáticos diarios). Si haces catering para agencias de gobierno, programas financiados con subvenciones, contratistas de defensa o las muchas empresas que copian las reglas federales de viaje, esas tarifas son el presupuesto contra el que cotizas, lo diga alguien o no.

Lo principal de 2027 es que el dinero para comidas no se movió. La noticia más útil es que las reglas detrás de ese dinero cambiaron en diciembre pasado, y casi todo lo que se ha escrito sobre hacer catering con per diem todavía describe las anteriores.

Las cifras de FY2027

El boletín de tarifas de la GSA subió $3 el hospedaje estándar, a $113, y dejó igual las comidas: "la tarifa estándar de M&IE se mantendrá en $68", con los niveles todavía de $68 a $92. M&IE es la parte de comidas y gastos incidentales. El dinero para comidas de los viajeros federales no ha cambiado desde el año fiscal 2025, así que cada aumento de menú que has hecho desde entonces sale de la diferencia entre su asignación y tu precio.

Cada tarifa diaria se divide por comida, y esa división es lo que le importa a un caterer:

El primer y el último día de un viaje, los viajeros reciben el 75% de la tarifa diaria.

Un almuerzo de catering le cuesta $19 al asistente, cobres lo que cobres

Cuando en una conferencia se da una comida, ya sea por parte de la agencia o incluida en la cuota de registro, el viajero la descuenta de su asignación. Desde diciembre la regla está en la sección 301-11.21, y la deducción es "el monto correspondiente que se muestra" en el desglose de la GSA: el valor asignado, no tu precio.

Con la tarifa estándar, un almuerzo de catering le cuesta a un asistente federal $19 de per diem, ya sea que le cobres al organizador $14 o $40. El primer día del viaje, su asignación de $51 baja a $32.

Así que la gente que se come tu almuerzo no siente tu precio para nada. El organizador sí, y el organizador trabaja con otro tope.

Las reglas que citan casi todas las guías se eliminaron

La GSA reescribió la Federal Travel Regulation (el reglamento federal de viajes) con vigencia desde el 8 de diciembre de 2025. La Part 301-74, "Conference Planning" (planeación de conferencias), se eliminó por completo por ser "orientación, y no texto regulatorio". Esa parte tenía la definición de "refrigerios ligeros" (café, té, jugo, bagels, fruta, galletas) y la regla de que los refrigerios no generan ninguna deducción de comida.

Las dos ya no existen. La antigua sección de deducción de comidas, 301-11.18, ahora trata los depósitos anticipados de habitaciones. Un artículo o la lista de verificación de un cliente que cite "FTR 301-74" está describiendo reglas que ya no existen; ahora cada agencia pone las suyas.

Un mito que vale la pena retirar de paso: las viejas reglas de conferencias nunca ponían un tope a una comida en la tarifa de per diem. Los topes que existen vienen de agencias y programas de subvenciones específicos.

Publica los alérgenos y conserva la deducción

La reescritura agregó una regla que un caterer sí puede aprovechar. Un viajero que no puede comer una comida proporcionada por razones médicas o religiosas ahora puede reclamar la asignación completa sin aprobación previa, a menos que conociera el menú de antemano. El ejemplo de la propia GSA: una comida de conferencia en la que "no se dan por adelantado detalles sobre la composición de la comida (por ejemplo, platillos con alérgenos comunes como nueces)".

Dicho de forma sencilla: si el menú y sus alérgenos no se publican para los registrados con anticipación, cualquier asistente puede saltarse tu almuerzo y reclamar el dinero. Un organizador que paga 200 almuerzos tiene una razón para querer que ese menú se envíe temprano, y tú eres quien puede escribirlo.

Los topes reales están en las políticas de agencias y subvenciones

El tope más claro que encontré es la política de alimentos y bebidas de las subvenciones del Departamento de Justicia. Es de 2011 y sigue publicada, así que confírmala con la oficina del programa, pero su estructura es típica:

• Los recesos (coffee breaks) no pueden pasar del 23% de la tarifa diaria local por asistente por día.
• Las comidas no pueden pasar del 150% de la asignación de esa comida por asistente.
• Los dos topes son todo incluido, con cargos por servicio, impuestos y propinas.

Aplicado a las tarifas de 2027:

Como el tope incluye tu cargo por servicio y el impuesto, cotiza hacia atrás. Un tope de $28.50 para el almuerzo con un cargo por servicio de 22% y un impuesto de 8% deja un precio de menú de $21.92. La misma política prohíbe las recepciones, dice que "no se permiten barras de pago en eventos financiados con fondos federales" y advierte que el alcohol "puede volver inadmisible todo el evento".

Subvenciones y contratistas: comida sí, alcohol no

Las organizaciones que gastan dinero de subvenciones federales siguen la Uniform Guidance (las reglas federales para administrar subvenciones). Las comidas y los refrigerios de conferencias son admisibles "a menos que se restrinjan más" en la subvención, pero "el costo de las bebidas alcohólicas no es admisible". Un beneficiario sin una política de viajes por escrito tiene que usar las tarifas federales.

Los contratistas federales siguen la misma aritmética: sus costos de comidas son admisibles solo hasta el per diem federal, y el entretenimiento y el alcohol no son admisibles. El paso práctico para cualquiera de estos clientes es el mismo: factura la barra por separado, para que se pueda pagar con dinero que no sea federal.

Y hay comida que simplemente no se puede comprar. Los auditores federales han determinado que las agencias no pueden usar fondos asignados para darles de comer en juntas internas a empleados que no están de viaje. Si un cliente federal te pide el almuerzo para una junta de su propio personal, la pregunta no es el precio. Es si tiene permitido pagarte.

Los estados y las empresas usan sus propias tablas

La ley de Florida le paga a los viajeros del estado $6 por el desayuno, $11 por el almuerzo y $19 por la cena, tan poco que la asignación de un empleado estatal casi nunca va a cubrir una comida de catering. California adoptó los $68 federales. Las empresas privadas muchas veces usan las tarifas del IRS, que este año fijan la parte de comidas en $74 y $86 al día, un poco más de margen del que tiene un viajero federal.

Lo que no te voy a dar

La proporción de empresas que usan las tarifas federales. Se dice seguido que muchas lo hacen. No encontré ninguna encuesta con una cifra.

Un tope de comidas para todo el gobierno. No existe. Cada agencia pone el suyo.

La situación actual de los memorandos anteriores sobre gasto en conferencias. Pregúntale a la oficina del programa qué aplica al evento.

Cómo armaría yo una propuesta con per diem

1. Pregunta qué política rige el dinero (de una agencia, un programa de subvenciones, un contratista, un estado o una empresa) antes de escribir un menú.
2. Cotiza hacia atrás desde el tope todo incluido, con el cargo por servicio y el impuesto adentro.
3. Pon la barra en su propia factura.
4. Envía el menú y sus alérgenos al organizador para los registrados, con anticipación.
5. Mantén los recesos bajo el tope de recesos por día, no por receso. Dos recesos comparten una sola asignación.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de catering que cotiza propuestas y divide facturas. Nada de las reglas de arriba necesita software; necesita una pregunta al inicio de la conversación: ¿de quién es este dinero?

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