¿Cuántos bocadillos por invitado? Las guías varían 4 veces

"¿Cuántas piezas por persona?" es la pregunta que más me hacen los clientes que planean una recepción, y la que tiene las peores respuestas publicadas. Cada catering tiene su regla. No coinciden, y la mitad del desacuerdo es que no están midiendo lo mismo.

Junté las guías que de verdad publican los recintos y los servicios de catering de universidades. Antes de la cena, varían por un factor de cuatro. En lugar de la cena, coinciden casi siempre.

Lo que publican los recintos

Las cifras bajas no vienen de los recintos que esperarías que vendieran de menos. El catering del centro de convenciones y el arboreto, que son los que venden la comida, publican las cifras más bajas antes de la cena.

La trampa es la unidad

Lee la última columna. Las 8–10 de Brown son por hora; las 3–5 de Morton son para toda la hora del cóctel. Una recepción de dos horas con la tarifa de Brown son de 16 a 20 piezas por persona. Con la de Morton, son de 3 a 5. Casi todo el "desacuerdo" entre caterings es que uno cotiza por hora y el otro por evento.

Y la regla que vas a ver repetida en todas partes —"6–8 piezas la primera hora, 4–6 después"— no coincide con ninguna fuente que encontré. Las versiones publicadas más parecidas, de Kansas y Washington State, dicen de 6 a 10 la primera hora.

En lugar de la cena, las fuentes convergen: de 12 a 15 piezas por persona en Monona Terrace, de 12 a 14 en Morton y de 10 a 16 en ACUI, según el apetito y la duración. Si la recepción es la comida, planea en ese rango.

Un resort de lujo muestra qué tan bajo puede llegar un paquete. La recepción en paquete de Wynn Las Vegas incluye "cinco o seis opciones... una de cada una por persona": cinco o seis piezas en total.

Qué cambia cuánto come la gente

La hoja de planeación de la asociación de centros estudiantiles es lo más útil que encontré, porque enumera lo que mueve el consumo:

• "Los platos más pequeños o la falta de platos reducen el consumo."
• "Los bocadillos pasados reducen el consumo."
• "Menos estaciones de bocadillos en un salón grande reducen el consumo."
• "Una barra pagada por el anfitrión aumenta el consumo, porque la gente se queda más tiempo."
• "Entre más opciones ofrezcas, más probable es que la gente tome 'uno de cada uno'."

Los planeadores de eventos de Marquette University agregan dos más. "Los invitados tienden a comer menos cuando la comida se pasa que cuando es estilo buffet", lo que compensa la mano de obra. Y "el consumo baja cuando la gente no tiene acceso de 360 grados a las mesas de comida", así que pon el buffet contra una pared.

Lo de la barra libre importa en las fiestas de fin de año. El artículo sobre la barra explica por qué la comida en la barra es un requisito de seguridad; también es la razón por la que la comida se acaba antes de lo planeado.

Cuántas variedades

Más variedades no significan más comida por persona; significan que la gente toma una de cada una. Brown limita una recepción a seis opciones más un crudité, quesos y un platillo especial. Los paquetes de Wynn son de tres o de cinco a seis. Para la mayoría de las recepciones de 100 personas o más, yo me quedaría en cinco o seis, con una opción vegetariana y una sustanciosa.

Cómo se venden, y los mínimos

Los menús cobran por docena, por pieza o por ciento, y cada uno fija un mínimo por opción:

• Brown: dos docenas por opción.
• Washington State y un hotel de Nashville: 30 piezas.
• Morton Arboretum: 50 piezas por opción.
• Hershey Lodge: por ciento, más un cargo por servicio del 23%.

Los mínimos son la razón por la que una recepción pequeña no puede tener ocho variedades. Cincuenta invitados y un mínimo de 50 piezas por platillo es una pieza de cada uno por invitado.

Meseros, espacio y estaciones

• Servicio pasado: la política de Carnegie Mellon es un mesero por cada 30 invitados; un hotel de Nashville exige uno por cada 35. Wynn cobra un mesero por cada 50 invitados. Esa es una unidad de cobro, no un estándar.
• Espacio: ACUI marca de 6 a 7 pies cuadrados por persona como el mínimo indispensable y 10 o más para circular. Con menos de 8, los meseros no se pueden mover.
• Estaciones: Monona Terrace planea un buffet de dos lados por cada 150 invitados. El artículo sobre personal cubre el resto del salón.

Para una recepción que reemplaza la cena, Marquette planea "comidas base (como quesos y verduras) para un tercio de los asistentes", estaciones en vivo para la mitad y una pieza de cada platillo caliente por persona.

Cómo lo planeo yo

1. Decide primero si después viene la cena. Es el número más grande del cálculo.
2. Convierte todas las reglas a una sola unidad: piezas por invitado para todo el evento.
3. Antes de la cena: unas 4 a 6 por invitado durante una hora si se pasan, más si hay barra pagada por el anfitrión.
4. En lugar de la cena: de 12 a 15 por invitado, con estaciones que hagan parte del trabajo.
5. Cinco o seis variedades, cada una con su mínimo cubierto.
6. Pasa los platillos caros y pon los baratos en estaciones.

Esa es mi práctica, no un estándar publicado.

Lo que no te voy a dar

Cuántas servilletas y platos. Todas las cifras que encontré vienen de quienes venden servilletas.

"Un mesero por cada 50 invitados" como estándar. Es la unidad de cobro de un resort.

Una cifra por hora que pueda defender frente a todo lo anterior. Las fuentes difieren demasiado para dar un solo número.

Qué hacer

1. Pregúntale al recinto si su regla es por hora o por evento.
2. Escribe la cantidad por invitado en la orden de evento (BEO).
3. Quita platos y pasa más si el presupuesto está apretado.
4. Pon el buffet contra una pared.
5. Planea más comida cuando el anfitrión paga la barra.

Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de catering, y todavía tomo un puñado de eventos al año. La cuenta que importa es la que escribes antes del evento y comparas con las charolas después. El cálculo del año siguiente sale de ahí.

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