Orlando cotiza los coffee breaks para 30 minutos, no 45
Con tazas de 12 onzas, los centros de convenciones sacan 10 a 12 por galón, no las 16 a 20 de las guías. Las estaciones atendidas cobran mínimo 4 horas.
Un coffee break de congreso falla dos veces. En el minuto cinco, cuando 500 personas salen del mismo salón al mismo tiempo y se forman en una sola fila para una sola cafetera. Y en el minuto treinta y cinco, cuando las cafeteras están vacías y la sesión todavía no empieza. He trabajado las dos fallas, a veces en el mismo break.
Ninguna es un problema de comida. Son aritmética: cuánto surte de verdad la sede, cuánto rinde de verdad un galón de café y cuánto tiempo pasa cada persona en la estación. Los menús publicados de los centros de convenciones responden más de eso de lo que la mayoría de los organizadores cree.
El precio del break supone un break de 30 minutos
El caterer del centro de convenciones de Orlando lo dice tal cual: "Todos los breaks tienen precio con base en una mezcla de menú con cantidades fijas para un evento de 30 minutos". Y: "Los productos repuestos, con tiempo de servicio de más de 30 minutos, se cobrarán a la carta".
Así que un break de 45 minutos comprado a precio de paquete está surtido para 30. Los últimos quince minutos o están vacíos o se cobran por producto. Ahí los desayunos continentales tienen precio por una hora.
El tiempo también cuesta en la otra dirección. El centro de convenciones de San Diego incluye hasta dos horas de servicio por comida y cobra $1.50 por asistente por cada media hora extra, más el cargo por servicio, incluso cuando el inicio o el final se mueve 30 minutos o más. Orlando agrega mano de obra si el tiempo de servicio cambia media hora. Una conferencia magistral que se alarga cuesta dinero en el buffet.
El galón es más chico de lo que crees
La regla general en la mayoría de las guías de planeación es de 16 a 20 tazas por galón. Es cierto para una taza de 6 a 8 onzas. Los centros de convenciones sirven tazas de 12 onzas.
- Las Vegas: 2.5 galones "sirven aproximadamente a 25". Son diez tazas por galón.
- Boston: "1 galón equivale a 10-12 porciones", vendido en incrementos de 3 y 5 galones.
- University of Iowa: 1.5 galones sirven a 20, unas 13 por galón.
Un galón son 128 onzas. A 12 onzas por taza, son unas diez tazas y media, antes de que alguien se vuelva a servir. Para 500 asistentes que toman café todos, son 42 a 50 galones, no los 25 a 31 que da la regla vieja. A $85 a $90 el galón, que es lo que cobran Orlando, San Diego y Boston, el tamaño de la taza pesa más que el tipo de café.
El problema es la fila, no el café
Este es el cálculo que uso, y no he visto que una fuente de catering lo escriba, así que tómalo como mío. La teoría de colas tiene una regla simple, la ley de Little: el número de personas en una estación es igual al ritmo al que llegan multiplicado por el tiempo que pasa cada una ahí.
Si 600 personas llegan al café en los primeros diez minutos, son 60 por minuto. Si cada una pasa 20 segundos en la cafetera, hay unas 20 personas en las estaciones al mismo tiempo, más o menos diez por lado en dos estaciones de doble lado. Si cada una pasa 40 segundos, porque también se sirve crema, azúcar y tapa en la misma mesa, son 40 personas al mismo tiempo, y la fila llega hasta el pasillo.
Por eso el cambio más efectivo no cuesta nada: pasa la crema, el azúcar y las tapas a una mesa aparte, a unos pasos. Reducir a la mitad el tiempo en la cafetera reduce a la mitad la aglomeración. Pon el té y el agua en sus propias estaciones para que quien no quiere café no esté en la fila del café.
Para las comidas, el artículo sobre el itinerario de la boda cubre las filas del buffet, con más o menos una fila por cada 50 a 75 invitados.
Las estaciones atendidas cobran cuatro horas, incluso por un break de 45 minutos
Las tarifas de mano de obra publicadas vienen con un mínimo de cuatro horas:
| Sede | Personal | Mínimo |
|---|---|---|
| Las Vegas Convention Center | $240 mesero; $300 asistente culinario o bartender | 4 horas |
| Orange County Convention Center, Orlando | $225 por estación | Hasta 4 horas |
| Centro de convenciones de Boston | $43.75 la hora ($175) | 4 horas |
En un congreso de 500 personas, un asistente cuesta de 45 a 60 centavos por persona. En una reunión de 50, el mismo asistente cuesta $4.50 a $6 por persona antes del cargo por servicio. Para grupos chicos, el mínimo es el precio.
Y lee el cargo por servicio. El de San Diego es de 23.5%, del cual 29.4% es un cargo "de la casa": unos 6.9 puntos del total que no van al personal. El caterer de Boston ofrece una estructura con un cargo administrativo de 5% que se queda. Las Vegas reparte entre los empleados el 90% de su 19%.
Los breaks no tienen excedente
Las Vegas y San Diego preparan 5% por encima de la garantía, hasta 30 comidas. Las Vegas especifica que el excedente "aplica solo a servicios de comida tipo buffet". Los breaks se compran por galón y por docena, o como paquetes de 30 minutos, así que no traen un colchón integrado. Si quieres uno, pídelo.
Box lunch o buffet
Los box lunches (comidas en caja) cuestan menos en todos los centros de convenciones que revisé: $42 contra $68 de un buffet en Las Vegas, $38 a $39 en Orlando, $42 a $46 en San Diego. Se sienten más rápidos y te dejan repartir la comida en varios puntos en vez de en una sola fila. No encontré una cifra publicada de flujo que lo demuestre, así que no le voy a poner número.
Lo que no te voy a dar
Invitados por minuto por fila de buffet. No encontré una fuente primaria más allá de lo que está en el artículo del itinerario.
La proporción de asistentes que toma café. "Planea para dos tercios" es un consejo común sin nada que lo respalde. Usa el rendimiento de la sede y tus propios conteos anteriores.
Asistentes por estación de bebidas. No hay un estándar publicado.
Cómo armaría un break de 45 minutos
- Pregúntale a la sede qué supone su paquete de break (30 minutos o el break completo) y ponle precio a la reposición.
- Pide el café según el rendimiento de la sede para la taza que usa, no según la regla de las guías de planeación.
- Cuenta las estaciones a partir de las llegadas, no de la asistencia: cuántas personas salen del salón en los primeros diez minutos.
- Pon los complementos, el té y el agua en mesas aparte.
- Programa la reposición en el minuto 25, no cuando se vacíen las cafeteras.
- En reuniones chicas, revisa el mínimo de cuatro horas antes de pedir una estación atendida.
- Libera los salones por oleadas si puedes. Dos salones liberados con cinco minutos de diferencia reducen a la mitad el ritmo de llegada.
Aclaración: trabajo en Katalyst, que vende software de catering, y todavía tomo unos cuantos eventos al año. Lo que más ayuda aquí es mover una mesa de cremas ocho pies, y eso nadie lo vende.
Productos de Katalyst relacionados
Descubre cómo Katalyst se adapta a tu estilo de servicio
Una demostración de 30 minutos de la plataforma, adaptada a cómo opera realmente tu restaurante.
